Ihr Leitfaden zu den Richtlinien 21 CFR Part 11 für Pharmazeutika

Die Richtlinien 21 CFR Part 11 für Pharmazeutika bestehen, weil die Aufsichtsbehörden Daten nur dann vertrauen, wenn sie kontrolliert, nachvollziehbar und geschützt sind. Ein fehlender Prüfpfad, ein gemeinsam genutztes Login oder ein unkontrolliertes System kann zu einem ernsthaften Compliance-Problem werden.

Das Hauptproblem besteht jedoch darin, dass viele Pharmaunternehmen mit 21 CFR Part 11 nicht zurechtkommen, weil er oft missverstanden wird. Einige denken, dass er für Softwareanbieter gilt, während andere annehmen, dass die Validierung allein ausreicht.

Um sicherzustellen, dass dies in Ihrer Einrichtung nicht passiert, erklären wir Ihnen, was die Richtlinien von 21 CFR Part 11 sind und wie Sie die Vorschriften einhalten können.

Was ist 21 CFR Teil 11?

21 CFR Teil 11 ist eine FDA-Verordnung, die festlegt, wie elektronische Aufzeichnungen und elektronische Signaturen zu behandeln sind. Ihr Zweck ist einfach. Wenn Sie sich für die Verwendung elektronischer Systeme anstelle von Papier entscheiden, muss die FDA in der Lage sein, den Daten zu vertrauen.

Die Verordnung wurde eingeführt, als die pharmazeutischen Unternehmen begannen, sich von Papierunterlagen zu verabschieden.

Sie erfordert Kontrollen wie Prüfpfade, Benutzerzugangskontrollen, Systemvalidierung und sichere elektronische Signaturen. Diese Kontrollen ermöglichen es den Aufsichtsbehörden zu überprüfen, wer was wann getan hat und ob die Daten geändert wurden.

21 CFR Part 11 Richtlinien für Pharmazeutika, die Sie kennen sollten

Der 21 CFR Teil 11 Richtlinien erklären, was die FDA erwartet, wenn Pharmaunternehmen elektronische Systeme verwenden. Wenn diese Richtlinien nicht eingehalten werden, können elektronische Aufzeichnungen bei einer Inspektion angefochten oder zurückgewiesen werden.

Nachfolgend finden Sie eine praktische Erläuterung zu jeder Leitlinie.

1.1 Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen

Eine elektronische Aufzeichnung ist gemäß Teil 11 nur dann akzeptabel, wenn ihr in gleicher Weise vertraut werden kann wie einer Aufzeichnung auf Papier. Das bedeutet, dass die Aufzeichnungen genau und vollständig sein müssen und vor unzulässigen Änderungen geschützt werden müssen.

Genauigkeit bedeutet, dass die Daten das widerspiegeln müssen, was während der Herstellung, der Prüfung oder der Revision tatsächlich passiert ist. Wenn ein Wert geändert wird, muss das System erfassen, wer die Änderung vorgenommen hat, wann sie vorgenommen wurde und warum.

Außerdem müssen die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Dazu gehören eine klare Formatierung, ordnungsgemäße Zeitstempel und die Möglichkeit, die Aufzeichnungen auch nach Jahren noch einzusehen. Wenn das System alte Aufzeichnungen nicht anzeigen kann, erfüllt es diese Anforderung nicht.

1.2 Anforderungen an elektronische Signaturen

Elektronische Unterschriften dürfen handschriftliche Unterschriften ersetzen, aber nur, wenn sie sicher und eindeutig mit einer Person verknüpft sind.

Eine gültige elektronische Signatur muss aus mindestens zwei Komponenten bestehen, z. B. einer Benutzerkennung und einem Passwort oder einer anderen sicheren Authentifizierungsmethode. Aus dieser Signatur muss eindeutig hervorgehen, wer den Datensatz unterzeichnet hat, welcher Datensatz unterzeichnet wurde und wann er unterzeichnet wurde.

Rechtlich gesehen sind elektronische Signaturen verbindlich. Das bedeutet, dass Unternehmen kontrollieren müssen, wie sie ausgestellt, verwendet und widerrufen werden. Gemeinsam genutzte Konten oder allgemeine Logins machen elektronische Signaturen ungültig und stellen ein ernsthaftes Problem für die Einhaltung der Vorschriften dar.

1.3 Anforderungen an den Prüfpfad

Prüfpfade sind einer der wichtigsten Teile von 21 CFR Teil 11. Die Inspektoren sind auf sie angewiesen, um die Historie eines Datensatzes zu verstehen.

Ein Audit Trail muss Änderungen an Daten automatisch aufzeichnen, ohne dass die Benutzer sie deaktivieren oder bearbeiten können. Dazu gehören Änderungen von Werten, Löschungen, Überschreibungen und sogar fehlgeschlagene Versuche, Datensätze zu ändern.

Bei jedem Eintrag muss festgehalten werden, wer die Änderung vorgenommen hat, was geändert wurde, wann dies geschah und manchmal auch warum. Inspektoren legen großen Wert auf Prüfpfade, weil sie Probleme mit der Datenintegrität aufdecken.

1.4 Benutzerzugang und Sicherheitskontrollen

Teil 11 verlangt eine strenge Kontrolle darüber, wer Zugang zu elektronischen Systemen hat und welche Aktionen er durchführen darf.

Jeder Benutzer muss eine eindeutige Benutzerkennung haben. Die Passwörter müssen geschützt sein und regelmäßig verwaltet werden. Es wird ein rollenbasierter Zugang erwartet, so dass die Benutzer nur Aufgaben ausführen können, die mit ihrer Tätigkeit zusammenhängen. Bediener sollten beispielsweise keine Datensätze genehmigen und Prüfer sollten keine Rohdaten ändern.

Gemeinsame Logins verstoßen direkt gegen diese Richtlinie. Wenn mehrere Personen dasselbe Konto verwenden, ist es unmöglich, die Verantwortung nachzuweisen.

1.5 Erwartungen an die Systemvalidierung

Die Validierung ist erforderlich, um zu beweisen, dass ein System so funktioniert, wie es für seine spezifische Verwendung vorgesehen ist. Es reicht nicht aus, wenn ein Verkäufer behauptet, ein System sei “Konform mit Teil 11”.”

Die Unternehmen müssen die Systeme entsprechend ihrem Verwendungszweck validieren. Dazu gehören die Dokumentation von Anforderungen, das Testen von Schlüsselfunktionen, die Überprüfung von Sicherheitskontrollen und die Bestätigung des Verhaltens von Audit-Trails.

Diese Validierung muss zeigen, dass das System und alle beteiligten GxP-Prozesse stets korrekt funktionieren. Die Inspektoren überprüfen häufig die Validierungsunterlagen, um zu bestätigen, dass die Systeme unter Kontrolle bleiben.

1.6 Aufbewahrung und Abruf von Unterlagen

Elektronische Aufzeichnungen müssen für denselben Zeitraum aufbewahrt werden, der gemäß den GMP-Vorschriften für Papieraufzeichnungen vorgeschrieben ist. Während dieses Zeitraums müssen die Aufzeichnungen sicher, lesbar und zugänglich bleiben.

Das Wiederauffinden ist ebenso wichtig wie die Aufbewahrung. Die Inspektoren erwarten, dass die Unterlagen bei Prüfungen schnell und vollständig vorgelegt werden. Verspätungen, fehlende Daten oder unleserliche Dateien lassen sofort die Alarmglocken schrillen.

Welche Systeme müssen den Richtlinien von 21 CFR Part 11 entsprechen?

Die Richtlinien von 21 CFR Part 11 gelten für jedes System, das elektronische Aufzeichnungen erstellt, ändert, pflegt oder speichert, die zur Erfüllung von GMP-Anforderungen. Es kommt weniger auf die Art des Systems an als darauf, wie es genutzt wird.

Wenn ein System Entscheidungen in Bezug auf Produktqualität, Sicherheit oder Konformität unterstützt, gilt Teil 11. Einige dieser gängigen Systeme sind:

• Fertigungsausführungssysteme: MES-Systeme verwalten die Chargenausführung, Prozessparameter und Produktionsprotokolle. Da die Aufzeichnungen Chargenprotokolle auf Papier ersetzen, sind Kontrollen nach Teil 11 obligatorisch.
• Laborinformationsmanagementsysteme: LIMS-Systeme speichern Testergebnisse, Berechnungen und Genehmigungen. Alle elektronischen Labordaten, die für die Freigabe oder Stabilität verwendet werden, müssen die Anforderungen von Teil 11 erfüllen.
• Qualitätsmanagementsysteme: QMS-Plattformen behandeln Abweichungen, CAPAs, Änderungskontrollen und Genehmigungen. Da es sich bei diesen Aufzeichnungen um behördliche Nachweise handelt, gilt Teil 11.
• Software und eingebettete Systeme: Viele Produktions- und Laborgeräte erzeugen elektronische Daten. Wenn diese Daten für GMP-Entscheidungen verwendet werden, muss das System über Zugangskontrolle, Prüfpfade und Validierung verfügen.
• Tabellenkalkulationen und benutzerdefinierte Tools: Tabellenkalkulationen werden oft übersehen. Wenn sie zur Berechnung von Ergebnissen, zur Verfolgung von Daten oder zur Unterstützung von Entscheidungen verwendet werden, fallen sie unter Teil 11.

Häufige Missverständnisse über 21 CFR Part 11 Richtlinien

Viele Probleme mit der Einhaltung von 21 CFR Part 11 sind nicht auf einen Mangel an Systemen oder Technologien zurückzuführen. Sie rühren von falschen Annahmen her. Deshalb ist es besser, diese Missverständnisse frühzeitig zu klären, um spätere schwerwiegende Folgen zu vermeiden.

1. Unser Anbieter kümmert sich um die Einhaltung von Part 11.

Dies ist einer der häufigsten Fehler. Anbieter können Systeme mit Part 11-fähigen Funktionen wie Prüfpfaden und Zugangskontrollen anbieten. Sie sind jedoch nicht für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.

Das pharmazeutische Unternehmen, das das System nutzt, ist für die Validierung, die Benutzerverwaltung, die Verfahren und die laufende Kontrolle verantwortlich.

2. “Wenn das System validiert ist, sind wir konform.

Validierung ist erforderlich, reicht aber allein nicht aus. Ein validiertes System kann immer noch gegen Teil 11 verstoßen, wenn der Zugang schlecht kontrolliert wird, Prüfpfade nicht überprüft werden oder Verfahren fehlen.

Teil 11 erwartet eine kontinuierliche Kontrolle, keine einmalige Validierungsmaßnahme. Die Inspektoren sehen sich an, wie das System jeden Tag genutzt wird.

3. “Teil 11 gilt nur für große Systeme”.”

Teil 11 gilt für jedes System, das für GMP- oder regulatorische Entscheidungen verwendet wird, unabhängig von seiner Größe. Kleine Tools, Tabellenkalkulationen oder eingebettete Gerätesoftware werden oft übersehen.

Wenn ein System elektronische Aufzeichnungen erstellt oder ändert, die zur Unterstützung der Produktqualität oder -freigabe verwendet werden, gelten die Anforderungen von Teil 11.

4. “Gemeinsame Benutzerkonten sind akzeptabel”

Gemeinsame Logins sind ein schwerer Verstoß. Teil 11 verlangt eine eindeutige Benutzeridentifikation, um die Verantwortlichkeit und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Wenn mehrere Personen ihre Anmeldedaten gemeinsam nutzen, ist es unmöglich zu beweisen, wer gehandelt hat. Inspektoren verweisen regelmäßig auf dieses Problem, weil es die Datenintegrität untergräbt.

FAQs

1. Was ist nach Ansicht der FDA eine “elektronische Akte”?

Ein elektronischer Datensatz ist jede Kombination von Text, Grafiken, Daten, Audio- oder Bildinformationen in digitaler Form, die von einem Computersystem verarbeitet wird. Für Pharmaunternehmen umfasst dies alles, von Laborergebnissen und Chargenprotokollen bis hin zu Qualitätsprüfungen und Daten aus klinischen Studien.

2. Welche Informationen müssen in einer Unterschriftsmanifestation sichtbar sein?

Bei jeder elektronischen Signatur muss das System den gedruckten Namen des Unterzeichners, das Datum und die Uhrzeit der Ausführung sowie die Bedeutung der Signatur, z. B. Urheberschaft oder Genehmigung, deutlich anzeigen. Diese Metadaten müssen dauerhaft mit dem elektronischen Datensatz verknüpft sein, damit sie nicht geändert oder entfernt werden können.

3. Wie sollten Pharmaunternehmen mit gemeinsamen Logins umgehen?

Die Verwendung gemeinsamer oder allgemeiner Anmeldedaten ist gemäß 21 CFR Part 11 streng verboten, da dadurch die individuelle Verantwortlichkeit aufgehoben wird. Jeder Benutzer muss über eine eindeutige Kombination aus Identifizierungscode und Passwort verfügen, um sicherzustellen, dass alle Aktionen innerhalb des Systems auf eine bestimmte Person zurückgeführt werden können.

Compliance in der Produktion umsetzen

Die Richtlinien des 21 CFR Part 11 für Pharmazeutika können nicht allein durch Software eingehalten werden. Es kommt darauf an, wie die Geräte installiert sind, wie die Systeme genutzt werden und wie die Mitarbeiter täglich geschult werden.

Bei Finetech unterstützen wir Hersteller nicht nur mit Maschinen. Wir helfen Ausrüstung einrichten richtig, Zugbetreiber, Sie entwickeln effiziente Produktionslinien und bieten fortlaufende technische Unterstützung, um den Betrieb stabil und prüfbereit zu halten.

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Referenzen:

21 CFR Part 11 Datenmanagement sind die Grundlage der Datenintegrität.

21 CFR Part 11 Absolutes Vertrauen. Absolute Integrität.

Lebensmittel- und Arzneimittelbehörde CFR Titel 21 Teil 11.

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