İlaç Endüstrisinde Kalite Güvencesi için Standart İşlem Prosedürleri Listesi

İlaç Endüstrisinde Kalite Güvencesi Standart Çalışma Prosedürleri (SOP) listesinin yönetimi için standart çalışma prosedürü.

1.0 AMAÇ:

İlaç fabrikası genelinde Kalite Güvencesi Standart Çalışma Prosedürleri Ana Listesi’nin hazırlanması, güncellenmesi ve denetlenmesi için gerekli prosedürü belirlemek. Amaç basit: Halihazırda yürürlükte olan her bir Kalite Güvencesi Standart Çalışma Prosedürü (QA SOP) listede yer almalı ve kullanımdan kaldırılmış her sürüm listeden çıkarılmalıdır.

2.0 KAPSAM:

Bu Prosedür, Kalite Güvence departmanının sorumluluğunda bulunan Standart Operasyon Prosedürleri (SOP) Ana Listesi’ni kapsamaktadır. Üretim, kalite kontrol, depo, mühendislik ve idari departmanlarda halihazırda yürürlükte olan tüm Kalite Güvence SOP’leri bu kapsamın içindedir.

3.0 SORUMLULUK:

Belge Sorumlusu ve Kalite Güvence Görevlisi

4.0 SORUMLULUK:

Kalite Güvence Müdürü.

5.0 İŞLEM:

5.1 SOP Ana Listesi, kontrollü bir belge niteliğindedir ve tesisteki tüm aktif Kalite Güvencesi (QA) SOP’larını içerir. Bu listenin günlük yönetimi, Belge Sorumlusu tarafından yürütülür. Kalite Güvencesi (QA) Müdürü ise bu çalışmayı doğrudan denetler.

5.2 Liste, denetimli bir elektronik dosyada tutulur ve bu dosya kendine özgü bir belge numarasına sahiptir. Kağıt kopyalar yalnızca talep üzerine, örneğin denetimler sırasında veya bir kişinin listeyi çevrimdışı olarak incelemesi gerektiğinde yazdırılır.

5.3 Yeni bir SOP, revizyon veya geri çekme işlemi gerçekleştirildiğinde, Ana Liste bir iş günü içinde güncellenmelidir. Her güncelleme, Belge Sorumlusu tarafından tarihlenir ve imzalanır.

5.4 Güncel bir SOP’yi kullanması gereken herhangi bir departman, doğru sürümü bulmak için öncelikle Ana Liste’yi kontrol etmelidir. Ana Liste’de “aktif” olarak gösterilmedikçe hiçbir SOP’yi kullanmayın.

5.5 Ana Listenin Yapısı:

5.5.1 Ana Liste, sabit bir sütun kümesinden oluşur. Her satır bir SOP’ye aittir ve her sütun o SOP için bir veri alanı içerir.

5.5.2 Ana Listede bulunması gereken sütunlar aşağıda ayrıntılı olarak belirtilmiştir:

5.5.2.1 SOP Numarası: İlk yayınlandığı sırada verilen benzersiz bir tanımlayıcıdır. Revizyonlar arasında bu numara değişmez.

5.5.2.2 SOP Başlığı: Belge başlığında yer alan tam başlık.

5.5.2.3 Güncel Sürüm: Şu anda yürürlükte olan SOP’nin sürüm numarası. Her resmi revizyonda sürüm numarası bir artar.

5.5.2.4 Yürürlük Tarihi: Mevcut sürümün yürürlüğe girdiği tarih.

5.5.2.5 Bir Sonraki Gözden Geçirme Tarihi: Bir sonraki periyodik gözden geçirmenin ne zaman yapılacağı. Genel bir kural olarak, bu tarih yürürlüğe giriş tarihinden iki yıl sonrasına denk gelir.

5.5.2.6 Belge Sorumlusu: SOP’nin içeriğinden sorumlu olan birim veya görev.

5.5.2.7 Durum: Aşağıda tanımlanan dört değerden biri.

5.5.2.7.1 Yürürlükte: Personel şu anda bu SOP’yi kullanmaktadır ve buna uymak zorundadır.

5.5.2.7.2 Gözden Geçirme Aşamasında: Yeni bir sürüm hazırlanmaktadır. Bu aşama süresince eski sürüm “Etkin” olarak kalır.

5.5.2.7.3 Geri çekildi: SOP’nin daha önce kapsadığı faaliyet ne olursa olsun, artık tesiste gerçekleştirilmiyor. Aktif bir sürümü kalmamıştır.

5.5.2.7.4 Arşivlenmiş: Daha yeni bir Aktif sürümün yerini aldığı eski bir sürüm. Bunlar, denetim izini korumak amacıyla dosyada tutulur.

5.5.3 Tesisin özel ihtiyaçlarını karşılamak üzere ek sütunlar eklenebilir. Çapraz referans numaraları, ilgili formlar ve eğitim gereklilikleri sıkça eklenen öğelerdir.

5.5.4 Ana Liste, SOP numarasına göre sıralanmıştır. Bunun yerine isme göre arama yapmak isteyenler için, SOP başlığına göre sıralanmış ikinci bir görünüm ayrı bir dizin sekmesinde tutulmaktadır.

5.6 SOP Kategorileri:

5.6.1 Ana Listede yer alan her Kalite Güvencesi Standart Operasyon Prosedürü (SOP), kapsadığı konuya göre bir kategori etiketine sahiptir. Kategoriler, personelin tek bir prosedüre ihtiyaç duyduğunda listenin tamamını kaydırmak zorunda kalmamasını sağlar.

5.6.2 Standart kalite güvencesi (QA) SOP kategorileri şunlardır:

5.6.2.1 Belge Kontrolü Standart İş Prosedürleri (SOP’lar): yazım ve gözden geçirme aşamalarından başlayarak, onay ve yayınlama aşamalarını geçip saklama aşamasına kadar uzanan tüm olağan belge işlemlerini kapsar.

5.6.2.2 Değişiklik Kontrolü Standart İşlem Prosedürleri (SOP’lar): Bir ürün, süreç veya sisteme yönelik önerilen herhangi bir değişikliğin incelenmesi ve onaylanması.

5.6.2.3 Sapma ve CAPA Standart Operasyon Prosedürleri: prosedürden sapmalar ve bunları sonuçlandıran takip edici düzeltici ve önleyici eylemler.

5.6.2.4 Parti Serbest Bırakma Standart Operasyon Prosedürleri (SOP’lar): Bir partinin üretim aşamasından başlayarak pazara nihai olarak sunulmasına kadar geçen süreçteki adımlar.

5.6.2.5 Şikayet Yönetimi Standart İşlem Prosedürleri: ürün şikayetinin alınması, incelenmesi ve kapatılması.

5.6.2.6 Denetim Standart İşlem Prosedürleri (SOP’ler): iç denetimler, tedarikçi denetimleri ve düzenleyici kurum denetimleri.

5.6.2.7 Eğitim Standart Operasyon Prosedürleri (SOP’lar): Personele yeni veya güncellenmiş prosedürler konusunda eğitim verilmesi.

5.6.2.8 Doğrulama ve Yeterlilik Standart İş Prosedürleri (SOP’lar): ekipman, yardımcı sistemler ve proses doğrulamasının tüm yaşam döngüsü.

5.6.2.9 Çevresel Kontrol Standart Operasyon Prosedürleri (SOP’lar): sıcaklık, nem, partikül ve mikrobiyal izleme.

5.6.2.10 Geri Çağırma ve Piyasa Önlemleri Standart Operasyon Prosedürleri: ürün geri çağırmaları ve bunlarla ilgili her türlü piyasa önlemi.

5.6.3 Her yeni SOP, bir ana kategoriye atanmalıdır. İçerik birden fazla alanı kapsıyorsa, ikincil kategorilere yapılan çapraz referanslar da listelenebilir.

5.7 Listeye Yeni Bir SOP Ekleme:

5.7.1 Yeni bir SOP hazırlama süreci, Belge Talep Formu ile başlar. Talep eden kişi, formda önerilen başlığı, kategoriyi, belge sorumlusunu ve SOP’nin iş gerekçesini doldurur.

5.7.2 Belge Sorumlusu daha sonra talebi inceleyerek, benzer bir SOP’nin halihazırda mevcut olup olmadığını doğrular. Eğer varsa, talep, mevcut SOP’ye bir bağlantı ile birlikte talep sahibine geri gönderilir.

5.7.3 Talep onaylandıktan sonra, Belge Sorumlusu belgeye benzersiz bir SOP numarası verir ve Ana Liste’de bu belge için bir yer ayırır. İlk sürüm yayınlanana kadar durum “Revizyon Aşamasında” olarak kalır.

5.7.4 Standart Çalışma Prosedürünün (SOP) taslağının hazırlanması, mevcut Belge Şablonu kullanılarak belge sorumlusuna aittir. Bu taslak daha sonra inceleme amacıyla ilgili tüm birimlere gönderilir.

5.7.5 Nihai taslak onaylanıp imzalandıktan sonra, Belge Sorumlusu Ana Listeye yürürlük tarihini girer ve durumu “Aktif” olarak değiştirir.

5.7.6 Onaylanan SOP, daha sonra Belge Dağıtım Kaydı aracılığıyla ilgili tüm kullanıcılara ulaştırılır. Yeni SOP ile ilgili eğitim, yayınlanmasından itibaren 15 gün içinde düzenlenir.

5.8 Mevcut bir SOP’nin Gözden Geçirilmesi:

5.8.1 Bir dizi durum, revizyon yapılmasını gerektirebilir:

5.8.1.1 Planlanmış bir periyodik inceleme sonucunda, sisteme eklenmesi gereken güncellemeler tespit edilir.

5.8.1.2 Bir değişiklik kontrol eylemi, bir prosedür değişikliğini gerektirir.

5.8.1.3 Bir sapma araştırması, mevcut prosedürdeki bir eksikliği ortaya çıkarır.

5.8.1.4 Mevzuat güncellemesi yeni gereklilikler getiriyor.

5.8.1.5 Ekipman veya süreç değişiklikleri, mevcut SOP’nin gerçek durumla uyumsuz kalmasına neden olur.

5.8.2 Değişiklik Kontrol sistemi aracılığıyla bir revizyon talebi oluşturun. Değişikliğin ne olduğunu ve neden yapıldığını açıklayın.

5.8.3 Onay alındıktan sonra, Belge Sorumlusu mevcut sürümün yayında kalmaya devam ettiği sırada yeni bir taslak sürüm oluşturur. Ana Listede, mevcut sürüm “Etkin” olarak gösterilirken yeni sürüm “Revizyon Aşamasında” olarak görünür.

5.8.4 Gözden geçirilmiş SOP onaylanıp yürürlüğe girdiğinde, Belge Sorumlusu Ana Listedeki durumları değiştirir. Yeni sürüm “Etkin” durumuna geçer. Eski sürüm ise “Arşivlenmiş” durumuna geçer.

5.8.5 Kullanıcı departmanlarında eski sürümün kağıt kopyalarını tespit edin. Kimsenin yanlışlıkla eline geçmemesi için üzerlerine damga vurun veya imha edin.

5.9 SOP’nin Geri Çekilmesi:

5.9.1 Geri çekme, bir SOP’nin kapsadığı faaliyetin tesiste artık yürütülmemesi durumunda geçerlidir. Üretimi durdurulan bir ürün, hizmet dışı bırakılan bir ekipman veya birleştirilen iki prosedür, tipik tetikleyici faktörlerdir.

5.9.2 Bir geri çekme talebi, Değişiklik Kontrol sisteminden geçer. Talepte gerekçe belirtilir ve söz konusu SOP’ye hâlâ bağlı olan devam eden hiçbir işlemin bulunmadığı teyit edilir.

5.9.3 Onaylandıktan sonra, Belge Sorumlusu Ana Listede SOP durumunu “Etkin”den “Geri Çekildi”ye değiştirir. Geri çekilmenin yürürlüğe giriş tarihi de kaydedilir.

5.9.4 Geri çekilen SOP’nin tüm kopyaları kullanıcı birimlerinden toplanmalıdır. Ana kopya, kapağına “Geri Çekildi” damgası basılarak arşiv odasına gönderilir.

5.9.5 Etkilenen tüm personele, Belge Dağıtım Kaydı aracılığıyla geri çekme işlemi bildirilir. Böylelikle, geri çekilmiş bir prosedürü uygulayan kimse kalmaz.

5.10 Ana Listenin Periyodik Olarak Gözden Geçirilmesi:

5.10.1 Kalite Güvence (QA) Sorumlusu, yılda iki kez Ana Liste’nin tamamını gözden geçirir. Bu gözden geçirmenin amacı, her bir kaydın doğru olduğunu ve yürürlükte olan hiçbir Standart Çalışma Prosedürünün (SOP) atlanmadığını teyit etmektir.

5.10.2 İnceleme sırasında kontrol edilen hususlar:

5.10.2.1 Her bir aktif SOP’da geçerli bir yürürlük tarihi ve gelecekteki bir gözden geçirme tarihi belirtilir.

5.10.2.2 Hiçbir SOP, bir sonraki gözden geçirme tarihini 30 günden fazla aşmamıştır.

5.10.2.3 Geri çekilen her bir giriş için kayıtlı bir geri çekilme tarihi ve bir geri çekilme nedeni bulunur.

5.10.2.4 Listedeki sayı, kalite güvence (QA) dosya odasında saklanan imzalı ana kopyaların sayısıyla örtüşmektedir.

5.10.3 İnceleme sırasında ortaya çıkan her türlü eksiklik, 15 iş günü içinde giderilmelidir. Bir eksiklik tekrar tekrar ortaya çıkarsa, Kalite Güvence Müdürü bu konuyu ele alarak kök neden araştırması yapar.

5.10.4 İnceleme tamamlandığında, Kalite Güvence Sorumlusu onay verir. Tamamlanan inceleme daha sonra Ana Liste İnceleme Günlüğüne kaydedilir.

5.11 Erişim ve Dağıtım:

5.11.1 Tesis personeli, iç belge yönetim sistemi aracılığıyla Ana Listeye erişebilir. Okuma erişimi herkese açıktır. Yazma erişimi yalnızca Belge Sorumlusuna aittir.

5.11.2 Elektrik kesintileri veya sistem arızaları sırasında çevrimdışı olarak başvurulabilmesi için, Ana Listenin basılı bir kopyası Kalite Güvence ofisinde saklanır.

5.11.3 Düzenleyici kurum denetçileri ve şirket denetçileri gibi dış taraflar, talep üzerine Ana Listeye erişebilir. Her dış erişim, Belge Sorumlusu tarafından Erişim Kayıt Defteri’ne kaydedilir.

5.11.4 Ana Liste, Kalite Güvence (QA) Sorumlusu’nun yazılı onayı olmadan hiçbir şekilde üçüncü taraflara verilmez. Paylaşılan her kopyada gizlilik filigranı bulunmalıdır.

5.12 Belgelerin Saklanması:

5.12.1 Her bir SOP’nin tüm sürümleri, tesisin GMP kayıtlarının bir parçası olarak saklanır. Yürürlükteki, arşivlenmiş ve yürürlükten kaldırılmış SOP’lerin tümü, ne kadar eski olurlarsa olsunlar, kayıtlarda tutulur.

5.12.2 Geri çekilen bir SOP için saklama süresi, geri çekilme tarihinden itibaren beş yıl sürer. SOP’nin parti bazlı üretimi kapsadığı durumlarda ise saklama süresi, bu SOP kapsamında üretilen son partinin raf ömrü artı bir yıl olarak belirlenir; bu iki süreden hangisi daha uzunsa o süre geçerlidir.

5.12.3 Etkin bir SOP’nin arşivlenmiş sürümleri, geçerli sürüm kullanımda olduğu sürece dosyada tutulur. Geçerli sürümün kendisi geri çekildiğinde, sürüm geçmişinin tamamı yukarıdaki geri çekme kuralına tabi olur.

5.12.4 Bağlantılı sürüm geçmişi, Ana Liste’nin içinde yer alır. Herhangi bir SOP numarasına tıkladığınızda, tarihler, yazarlar ve revizyon nedenlerini içeren sürüm geçmişi açılır.

5.12.5 Kağıt orijinaller, kalite güvencesi dosya odasındaki yanmaz dolaplarda saklanır. Elektronik orijinallerin yedekleri her gün tesis dışındaki bir sunucuya alınır.

5.13 Denetime Hazırlık:

5.13.1 Düzenleyici denetimler sırasında, Ana Liste denetçilerin talep ettiği başlıca belgelerden biridir. Bir denetim kapsamında talep edildiğinde, Belge Sorumlusu 10 dakika içinde güncel listeyi hazırlamak zorundadır.

5.13.2 Ana Liste ile ilgili sıkça sorulan denetim soruları arasında şunlar yer almaktadır:

5.13.2.1 Bugün listede kaç tane aktif SOP bulunmaktadır?

5.13.2.2 Her bir SOP en son ne zaman gözden geçirilmiştir?

5.13.2.3 Belirli bir SOP’nin mevcut sürümü ile önceki sürümü arasında neler değişti?

5.13.2.4 Site, her kullanıcının doğru SOP sürümüne sahip olduğunu nasıl doğrular?

5.13.3 Yukarıdaki soruları yanıtlayabilmek için standart bir Denetim Paketi hazır bulundurun. Denetim Paketi, her ayın ilk iş gününde güncellenir.

5.13.4 Denetim sırasında ortaya çıkan her türlü eksiklik, bir sapma olarak değerlendirilir. Tesis sapma SOP’si uyarınca bir sapma raporu düzenleyin ve söz konusu eksikliği 30 gün içinde giderin.

5.14 KAYITLAR:

5.14.1 Standart İşlem Prosedürleri (SOP) Ana Listesi.

5.14.2 Belge Talep Formu.

5.14.3 Belge Şablonu.

5.14.4 Belge Dağıtım Kaydı.

5.14.5 Ana Liste İnceleme Günlüğü.

5.14.6 Erişim Kaydı.

5.14.7 Denetim Paketi.

6.0 KISALTMALAR:

6.1 Standart İşlem Prosedürü (SOP): Standart İşletme Prosedürü.

6.2 Kalite Güvencesi: Kalite Güvencesi.

6.3 CAPA: Düzeltici Önlemler ve Önleyici Önlemler.

6.4 GMP: İyi Üretim Uygulamaları.