Liste der Standardarbeitsanweisungen (SOP) zur Qualitätssicherung in der pharmazeutischen Industrie

Standardarbeitsanweisung für die Verwaltung der Liste der SOPs zur Qualitätssicherung in der pharmazeutischen Industrie.

1.0 ZIEL:

Festlegung des Verfahrens zur Erstellung, Pflege und Kontrolle der Masterliste der Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zur Qualitätssicherung im gesamten pharmazeutischen Werk. Das Ziel ist einfach: Jede aktive QA-SOP wird erfasst, und jede veraltete Version wird aus dem Verkehr gezogen.

2.0 GELTUNGSBEREICH:

Dieses Verfahren gilt für die Gesamtliste der SOPs, für die die Abteilung Qualitätssicherung zuständig ist. Alle derzeit geltenden SOPs der Qualitätssicherung in den Bereichen Fertigung, Qualitätskontrolle, Lager, Technik und Verwaltung fallen in den Geltungsbereich dieses Verfahrens.

3.0 VERANTWORTUNG:

Dokumentenverwalter & Qualitätssicherungsbeauftragter

4.0 VERANTWORTLICHKEIT:

Leiter der Qualitätssicherung.

5.0 VERFAHREN:

5.1 Die Masterliste der SOPs gilt als kontrolliertes Dokument und enthält alle aktiven QS-SOPs am Standort. Im Tagesgeschäft wird die Liste vom Dokumentenverwalter gepflegt. Der QS-Leiter überwacht diese Arbeit direkt.

5.2 Die Liste wird in einer kontrollierten elektronischen Datei gespeichert, die über eine eigene eindeutige Dokumentennummer verfügt. Papierausdrucke werden nur auf Anfrage erstellt, beispielsweise bei Audits oder wenn jemand die Liste offline einsehen muss.

5.3 Bei jeder Verabschiedung einer neuen SOP, einer Überarbeitung oder einer Rücknahme muss die Masterliste innerhalb eines Arbeitstages aktualisiert werden. Jede Aktualisierung wird vom Dokumentenverantwortlichen datiert und unterzeichnet.

5.4 Jede Abteilung, die eine aktuelle SOP abrufen muss, hat zunächst in der Masterliste nachzuschlagen, um die richtige Version zu finden. Verwenden Sie keine SOP, die nicht in der Masterliste als aktiv aufgeführt ist.

5.5 Aufbau der Hauptliste:

5.5.1 Die Masterliste besteht aus einem festen Spaltenaufbau. Jede Zeile entspricht einem SOP, und jede Spalte enthält ein Datenfeld für diesen SOP.

5.5.2 Die erforderlichen Spalten der Masterliste sind im Folgenden aufgeführt:

5.5.2.1 SOP-Nummer: Eine eindeutige Kennung, die bei der ersten Veröffentlichung vergeben wird. Diese Nummer bleibt über alle Überarbeitungen hinweg unverändert.

5.5.2.2 Titel der SOP: Der vollständige Titel, wie er in der Kopfzeile des Dokuments angegeben ist.

5.5.2.3 Aktuelle Version: Die Versionsnummer der SOP, die derzeit aktiv ist. Bei jeder formellen Überarbeitung erhöht sich die Versionsnummer um eins.

5.5.2.4 Inkrafttreten: das Datum, an dem die aktuelle Fassung in Kraft getreten ist.

5.5.2.5 Nächstes Überprüfungsdatum: Zeitpunkt, zu dem die nächste regelmäßige Überprüfung vorgesehen ist. Als Faustregel gilt, dass dies zwei Jahre nach dem Inkrafttreten der Fall ist.

5.5.2.6 Dokumentverantwortlicher: Die Abteilung oder die Funktion, die für den Inhalt der SOP verantwortlich ist.

5.5.2.7 Status: einer der vier unten definierten Werte.

5.5.2.7.1 Aktiv: Die Mitarbeiter wenden diese SOP derzeit an und müssen sie befolgen.

5.5.2.7.2 In Überarbeitung: Eine neue Fassung wird derzeit ausgearbeitet. Die alte Fassung bleibt für die Dauer dieser Phase aktiv.

5.5.2.7.3 Zurückgezogen: Die Tätigkeit, die die SOP früher abdeckte, wird am Standort nicht mehr ausgeübt. Es gibt keine aktive Version mehr.

5.5.2.7.4 Archiviert: Eine ältere Version, die durch eine neuere aktive Version ersetzt wurde. Diese werden zur Aufbewahrung des Prüfpfads weiter gespeichert.

5.5.3 Es können zusätzliche Spalten hinzugefügt werden, um standortspezifische Anforderungen abzudecken. Häufig werden Querverweisdaten, zugehörige Formulare und Schulungsanforderungen hinzugefügt.

5.5.4 Die Hauptliste ist nach SOP-Nummer sortiert. Für alle, die stattdessen nach Namen suchen möchten, steht in einem separaten Register „Index“ eine zweite, nach SOP-Titel sortierte Ansicht zur Verfügung.

5.6 SOP-Kategorien:

5.6.1 Jede QA-SOP in der Masterliste ist je nach ihrem Geltungsbereich mit einem Kategorie-Tag versehen. Dank dieser Kategorien müssen die Mitarbeiter nicht jedes Mal die gesamte Liste durchblättern, wenn sie eine bestimmte Vorgehensweise benötigen.

5.6.2 Die Standardkategorien für Qualitätssicherungs-SOPs lauten wie folgt:

5.6.2.1 Standardarbeitsanweisungen zur Dokumentenkontrolle: alle üblichen Arbeitsschritte im Zusammenhang mit Dokumenten, vom Verfassen und Überprüfen über die Genehmigung und Herausgabe bis hin zur Aufbewahrung.

5.6.2.2 Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zur Änderungskontrolle: die Prüfung und Freigabe aller vorgeschlagenen Änderungen an einem Produkt, einem Prozess oder einem System.

5.6.2.3 Standardarbeitsanweisungen für Abweichungen und Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA): Abweichungen von den Verfahren und die daraus resultierenden Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, mit denen diese behoben werden.

5.6.2.4 Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zur Chargenfreigabe: Die Schritte, die eine Charge von der Herstellung bis zur endgültigen Freigabe für den Markt durchläuft.

5.6.2.5 Standardarbeitsanweisungen zur Bearbeitung von Reklamationen: Entgegennahme einer Produktreklamation, deren Untersuchung und Abschluss.

5.6.2.6 Standardverfahren für Audits: interne Audits, Lieferantenaudits und behördliche Inspektionen.

5.6.2.7 Schulungs-SOPs: Schulung des Personals zu neuen oder überarbeiteten Verfahren.

5.6.2.8 Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zur Validierung und Qualifizierung: Der gesamte Lebenszyklus der Validierung von Geräten, Versorgungsmedien und Prozessen.

5.6.2.9 Standardarbeitsanweisungen (SOPs) zur Umgebungskontrolle: Überwachung von Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Partikeln und Mikroorganismen.

5.6.2.10 Standardverfahren für Rückrufe und Marktmaßnahmen: Produktrückrufe und alle damit verbundenen Marktmaßnahmen.

5.6.3 Jede neue SOP muss einer Hauptkategorie zugeordnet werden. Wenn der Inhalt mehrere Bereiche umfasst, können auch Verweise auf Unterkategorien aufgeführt werden.

5.7 Hinzufügen einer neuen SOP zur Liste:

5.7.1 Die Erstellung einer neuen SOP beginnt mit dem Formular zur Beantragung eines Dokuments. In diesem Formular gibt der Antragsteller den vorgeschlagenen Titel, die Kategorie, den Dokumentverantwortlichen und den geschäftlichen Grund für die SOP an.

5.7.2 Der Dokumentenverantwortliche prüft daraufhin den Antrag, um sicherzustellen, dass noch keine ähnliche SOP existiert. Ist dies der Fall, wird der Antrag an den Antragsteller zurückgesendet, zusammen mit einem Verweis auf die aktuelle SOP.

5.7.3 Sobald der Antrag genehmigt ist, vergibt der Dokumentenverantwortliche eine eindeutige SOP-Nummer und reserviert einen Platz dafür in der Masterliste. Der Status bleibt auf „In Überarbeitung“, bis die erste Version herausgegeben wurde.

5.7.4 Die Ausarbeitung der SOP obliegt dem Dokumentenverantwortlichen unter Verwendung der aktuellen Dokumentvorlage. Der Entwurf wird anschließend allen betroffenen Abteilungen zur Prüfung vorgelegt.

5.7.5 Nachdem der endgültige Entwurf genehmigt und unterzeichnet wurde, trägt der Dokumentenverwalter das Datum des Inkrafttretens in die Hauptliste ein und setzt den Status auf „Aktiv“.

5.7.6 Die genehmigte SOP wird anschließend über das Dokumentenverteilungsprotokoll an alle betroffenen Nutzer weitergeleitet. Innerhalb von 15 Tagen nach der Veröffentlichung werden Schulungen zur neuen SOP organisiert.

5.8 Überarbeitung einer bestehenden SOP:

5.8.1 Verschiedene Auslöser können eine Überarbeitung erforderlich machen:

5.8.1.1 Bei einer planmäßigen regelmäßigen Überprüfung werden Aktualisierungen festgestellt, die vorgenommen werden müssen.

5.8.1.2 Eine Änderungskontrollmaßnahme erfordert eine Verfahrensänderung.

5.8.1.3 Eine Abweichungsuntersuchung macht auf eine Lücke im aktuellen Verfahren aufmerksam.

5.8.1.4 Eine Aktualisierung der Rechtsvorschriften führt neue Anforderungen ein.

5.8.1.5 Durch Änderungen an Anlagen oder Prozessen entspricht die aktuelle SOP nicht mehr der tatsächlichen Situation.

5.8.2 Reichen Sie einen Änderungsantrag über das Änderungskontrollsystem ein. Beschreiben Sie, worin die Änderung besteht und warum sie vorgenommen wird.

5.8.3 Sobald die Genehmigung vorliegt, erstellt der Dokumentenverwalter einen neuen Entwurf, während die aktuelle Version weiterhin gültig bleibt. In der Masterliste wird die aktuelle Version als „Aktiv“ und die neue Version als „In Bearbeitung“ angezeigt.

5.8.4 Sobald die überarbeitete SOP genehmigt und in Kraft getreten ist, tauscht der Dokumentenverwalter die Status in der Masterliste aus. Die neue Version wird auf „Aktiv“ gesetzt. Die alte Version wird auf „Archiviert“ gesetzt.

5.8.5 Suchen Sie in allen Abteilungen nach etwaigen Papierausdrucken der alten Version. Stempeln Sie diese ab oder vernichten Sie sie, damit niemand versehentlich einen davon mitnimmt.

5.9 Rücknahme einer SOP:

5.9.1 Eine Rücknahme kommt zum Tragen, wenn die in einer SOP behandelte Tätigkeit am Standort nicht mehr durchgeführt wird. Typische Auslöser hierfür sind ein eingestelltes Produkt, ein Gerät, das außer Betrieb genommen wird, oder die Zusammenlegung zweier Verfahren.

5.9.2 Ein Antrag auf Rücknahme durchläuft das Änderungskontrollsystem. In dem Antrag wird der Grund dargelegt und bestätigt, dass keine laufenden Vorgänge mehr von der SOP abhängen.

5.9.3 Nach der Genehmigung ändert der Dokumentenverwalter den SOP-Status in der Masterliste von „Aktiv“ auf „Zurückgezogen“. Das Datum des Inkrafttretens der Rücknahme wird ebenfalls vermerkt.

5.9.4 Alle Exemplare der zurückgezogenen SOP müssen aus den Fachabteilungen eingezogen werden. Das Original wird mit einem Stempel „Zurückgezogen“ auf dem Deckblatt versehen und im Archivraum abgelegt.

5.9.5 Jeder betroffene Mitarbeiter wird über das Dokumentenverteilungsprotokoll über die Rücknahme informiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass niemand weiterhin ein Verfahren befolgt, das bereits zurückgezogen wurde.

5.10 Regelmäßige Überprüfung der Hauptliste:

5.10.1 Zweimal jährlich geht der Leiter der Qualitätssicherung die gesamte Masterliste durch. Ziel dieser Überprüfung ist es, sicherzustellen, dass alle Einträge korrekt sind und keine aktive SOP übersehen wurde.

5.10.2 Punkte, die bei der Überprüfung geprüft werden:

5.10.2.1 Jede aktive SOP enthält ein gültiges Inkrafttreten und ein zukünftiges Überprüfungsdatum.

5.10.2.2 Keine SOP hat das nächste Überprüfungsdatum um mehr als 30 Tage überschritten.

5.10.2.3 Für jeden zurückgezogenen Eintrag werden das Datum des Rückzugs und der Grund dafür erfasst.

5.10.2.4 Die Anzahl in der Liste stimmt mit der Anzahl der signierten Master-Exemplare überein, die im QA-Archivraum aufbewahrt werden.

5.10.3 Jede Lücke, die bei der Überprüfung festgestellt wird, muss innerhalb von 15 Arbeitstagen geschlossen werden. Tritt eine Lücke wiederholt auf, übernimmt der Leiter der Qualitätssicherung die Untersuchung der Grundursache.

5.10.4 Nach Abschluss der Überprüfung erteilt der Leiter der Qualitätssicherung seine Freigabe. Die abgeschlossene Überprüfung wird anschließend in das Hauptprotokoll für Überprüfungen aufgenommen.

5.11 Zugang und Verbreitung:

5.11.1 Die Mitarbeiter des Werks greifen über das interne Dokumentenmanagementsystem auf die Hauptliste zu. Lesezugriff haben alle. Schreibzugriff hat ausschließlich der Dokumentenverantwortliche.

5.11.2 Zur Offline-Nutzung bei Stromausfällen oder Systemausfällen wird im QS-Büro eine gedruckte Kopie der Masterliste aufbewahrt.

5.11.3 Externe Stellen wie Aufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer können auf Anfrage auf die Masterliste zugreifen. Jeder externe Zugriff wird vom Dokumentenverantwortlichen im Zugriffsregister protokolliert.

5.11.4 Die Masterliste wird ohne schriftliche Genehmigung des Leiters der Qualitätssicherung niemals an Dritte weitergegeben. Jede weitergegebene Kopie muss mit einem Vertraulichkeits-Wasserzeichen versehen sein.

5.12 Aufbewahrung von Unterlagen:

5.12.1 Alle Versionen jeder SOP werden als Teil der GMP-Unterlagen des Standorts aufbewahrt. Aktive, archivierte und zurückgezogene SOPs bleiben unabhängig von ihrem Alter in den Unterlagen erhalten.

5.12.2 Bei einer zurückgezogenen SOP beträgt die Aufbewahrungsfrist fünf Jahre ab dem Datum des Rückzugs. Betrifft die SOP die Chargenfertigung, so erstreckt sich die Aufbewahrungsfrist stattdessen bis zum Ende der Haltbarkeitsdauer der letzten unter dieser SOP hergestellten Charge zuzüglich eines Jahres, je nachdem, welcher der beiden Zeiträume länger ist.

5.12.3 Archivierte Versionen einer aktiven SOP bleiben so lange in den Akten, wie die aktuelle Version in Gebrauch ist. Sobald die aktuelle Version selbst zurückgezogen wird, unterliegt der gesamte Versionsverlauf der oben genannten Rückzugsregel.

5.12.4 Ein verknüpfter Versionsverlauf ist direkt in der Masterliste enthalten. Wenn Sie auf eine beliebige SOP-Nummer klicken, wird der Versionsverlauf mit Datumsangaben, Autoren und den Gründen für die Überarbeitung angezeigt.

5.12.5 Die Papiervorlagen werden in feuerfesten Schränken im Archivraum der Qualitätssicherung aufbewahrt. Von den elektronischen Vorlagen wird täglich eine Sicherungskopie auf einem externen Server erstellt.

5.13 Prüfungsbereitschaft:

5.13.1 Bei behördlichen Inspektionen ist die Masterliste eines der wichtigsten Dokumente, nach denen die Prüfer fragen. Wann immer dies im Rahmen eines Audits erforderlich ist, muss der Dokumentenverantwortliche die aktuelle Liste innerhalb von 10 Minuten bereitstellen.

5.13.2 Zu den üblichen Prüfungsfragen im Zusammenhang mit der Masterliste gehören unter anderem folgende:

5.13.2.1 Wie viele aktive SOPs sind derzeit in der Liste aufgeführt?

5.13.2.2 Wann wurde die jeweilige SOP zuletzt überprüft?

5.13.2.3 Was hat sich zwischen der aktuellen und der vorherigen Version einer bestimmten SOP geändert?

5.13.2.4 Wie stellt die Website sicher, dass jeder Nutzer über die richtige Version der SOP verfügt?

5.13.3 Halten Sie ein Standard-Audit-Paket bereit, um die oben genannten Fragen beantworten zu können. Das Audit-Paket wird am ersten Arbeitstag jedes Monats aktualisiert.

5.13.4 Jede bei einem Audit festgestellte Lücke wird als Abweichung behandelt. Erstellen Sie einen Abweichungsbericht gemäß der SOP für Abweichungen am Standort und beheben Sie die Lücke innerhalb von 30 Tagen.

5.14 AUFZEICHNUNGEN:

5.14.1 Gesamtverzeichnis der SOPs.

5.14.2 Formular zur Anforderung von Unterlagen.

5.14.3 Dokumentvorlage.

5.14.4 Protokoll zur Dokumentenverteilung.

5.14.5 Protokoll zur Überprüfung der Hauptliste.

5.14.6 Zugriffsregister.

5.14.7 Audit-Paket.

6.0 ABKÜRZUNGEN:

6.1 Standardarbeitsanweisung: Standardarbeitsanweisung.

6.2 Qualitätssicherung: Qualitätssicherung.

6.3 CAPA: Korrekturmaßnahmen und Vorbeugungsmaßnahmen.

6.4 GMP: Gute Herstellungspraxis.