İlaç Sektöründe Ürün Geri Çağırma Standart İşlem Prosedürü (SOP)

İlaç Sektöründe Ürün Geri Çağırma Konusunda Standart Çalışma Prosedürü.

1.0 AMAÇ:

Piyasaya sürülmüş ancak daha sonra kusurlu, güvenli olmayan veya teknik özelliklere uymayan olduğu tespit edilen herhangi bir farmasötik ürünün hızlı ve etkili bir şekilde geri çağrılmasına yönelik kontrollü bir prosedür oluşturmak.

2.0 KAPSAM:

Bu Prosedür, üretim tesisinden çıkmış olan tüm bitmiş farmasötik ürünler için geçerlidir; buna dağıtım zincirindeki ürünler, toptancılarda bulunan ürünler, eczanelerde bulunan ürünler ve son kullanıcılar elindeki ürünler de dahildir.

3.0 SORUMLULUK:

Geri Çağırma Koordinatörü, Kalite Güvence Müdürü ve Mevzuat İşleri Sorumlusu

4.0 SORUMLULUK:

Genel Müdür ve Yetkili Kişi (QP).

5.0 İŞLEM:

5.1 Bir ürün geri çağırma işlemi, bir müşteri şikayeti, başarısız bir stabilite sonucu, bir advers ilaç reaksiyonu raporu, bir düzenleyici kurum bulgusu veya saklanan numunede tespit edilen bir kusur nedeniyle başlatılabilir.

5.2 Olası bir ürün kusuruna işaret eden bilgi alan herkes, bunu bir iş saati içinde Kalite Güvence Müdürüne bildirmelidir.

5.3 Kalite Güvence Müdürü, raporu alır almaz bir geri çağırma değerlendirme dosyası açar. Bu dosyada ürün adı, parti numarası, bildirilen kusur, bilgi kaynağı ve rapor tarihi kaydedilir.

5.4 Kalite Güvence Müdürü, değerlendirme dosyasının açılmasından itibaren dört saat içinde Geri Çağırma Komitesini bilgilendirir. Komite toplanana kadar kamuoyuna yönelik herhangi bir açıklama veya distribütörlere yönelik bildirim yapılmaz.

5.4.1 Kalite Güvence Müdürü bu aşamada bir Geri Çağırma Koordinatörü de atar. Geri Çağırma Koordinatörü, geri çağırma sürecinde günlük işlerin yürütülmesinden sorumlu kişidir. Koordinatör, geri iadeleri takip eder, müşterilerle iletişim kurar ve geri çağırma süresince departmanlar arasında koordinasyonu sağlar.

5.5 Geri Çağırma Sınıflandırması:

5.5.1 Her bir geri çağırma, kusurlu ürünün oluşturduğu sağlık riski düzeyine göre sınıflandırılır. Bu sınıflandırma, geri çağırma işleminin hızını ve kapsamını belirler.

5.5.2 Üç geri çağırma sınıfı şu şekilde tanımlanmıştır:

5.5.2.1 Sınıf I: İlgili partinin kullanılması durumunda ciddi sağlık sorunlarına veya ölüme yol açabilecek ürünler. Örnekler arasında yanlış etken madde, yüksek riskli bir ilacın etiketinde yer alan hatalar veya toksik bir safsızın varlığı sayılabilir.

5.5.2.2 Sınıf II: Kullanımı geçici veya tıbbi olarak geri dönüşümlü olumsuz sağlık sonuçlarına yol açabilecek ürünler. Örnekler arasında etki gücü yetersiz ürünler, çözünme özelliklerinin spesifikasyonlara uymaması veya düşük riskli bir ilacın etiketinde yer alan küçük hatalar sayılabilir.

5.5.2.3 Sınıf III: Herhangi bir olumsuz sağlık sonucuna yol açma olasılığı düşük olan, ancak kalite şartnamelerine tam olarak uymayan ürünler. Örnekler arasında kozmetik kusurlar, ilacın kimliğini etkilemeyen baskı hataları veya önemsiz ambalaj kusurları sayılabilir.

5.5.3 Sınıflandırma, ürün riski, stabilite verileri ve bilinen tüm advers olay raporlarının incelenmesinin ardından Geri Çağırma Komitesi tarafından belirlenir.

5.5.4 İki sınıf arasında sınırda kalan bir vaka, her zaman daha yüksek riskli sınıfa atanır. Herhangi bir ürün geri çağırma kararında hasta güvenliği, ticari etkiden daha önceliklidir.

5.6 Görevden Alma Komitesi:

5.6.1 Geri Çağırma Komitesi, Kalite Güvence Müdürü tarafından bilgilendirildikten sonra dört saat içinde toplanacak şekilde oluşturulmuş daimi bir organdır. Komite, tüm geri çağırma işlemleri konusunda karar verme yetkisine sahiptir.

5.6.2 Komite üyeleri şunlardır:

5.6.2.1 Genel Müdür veya başkan olarak atanan yardımcısı.

5.6.2.2 Kalite Güvence Müdürü, sekreter ve kayıt sorumlusu olarak.

5.6.2.3 Dış iletişimden sorumlu Düzenleme İşleri Sorumlusu.

5.6.2.4 Parti geçmişi ve üretim incelemesi için Üretim Sorumlusu.

5.6.2.5 Analitik verilerin incelenmesinden sorumlu Kalite Kontrol Sorumlusu.

5.6.2.6 Dağıtım zinciri ve müşteri ilişkilerinden sorumlu Ticari Müdür.

5.6.2.7 Sorumluluk ve sözleşme incelemesi için hukuk danışmanı.

5.6.3 Komite başkanı, gerektiğinde başka üyeleri komiteye dahil edebilir. Herhangi bir Sınıf I geri çağırma durumunda bir tıbbi danışman komiteye eklenir.

5.6.4 Komite kararları, mümkün olduğunda oy birliği ile alınır. Oy birliği sağlanamazsa, başkan her üyenin görüşünü dinledikten sonra nihai kararı verir.

5.6.5 Her komite kararı, Geri Çağırma Karar Kayıt Defteri’ne kaydedilir. Her kayıtta karar, hazır bulunan üyeler, varsa muhalif görüşler ile tarih ve saat belirtilir.

5.6.6 İlk komite toplantısında, geri çağırma sınıfı, geri çağırma kapsamı (tek parti mi yoksa birden fazla parti mi) ve geri çağırma derinliği (toptan satış, perakende satış veya son kullanıcı düzeyi) belirlenir.

5.6.7 Komite, aktif bir görevden alma süreci sırasında haftada en az bir kez toplanır. Acil durum toplantısı, başkan veya herhangi iki üye tarafından her an çağrılabilir.

5.7 Yasal Bildirim:

5.7.1 Onaylanmış bir geri çağırma işlemi, ilgili düzenleyici kuruma bildirilmelidir. Bildirim süresi, geri çağırma sınıfına bağlıdır.

5.7.2 Bildirim süreleri aşağıdaki gibidir:

5.7.2.1 Sınıf I geri çağırma: Kararın alınmasından itibaren 24 saat içinde yetkili makama bildirimde bulunulmalıdır.

5.7.2.2 Sınıf II geri çağırma: 72 saat içinde bildirimde bulunulmalıdır.

5.7.2.3 Sınıf III geri çağırma: yedi iş günü içinde bildirimde bulunulmalıdır.

5.7.3 Düzenleme İşleri Sorumlusu, onaylanmış şablonu kullanarak Düzenleme Amaçlı Geri Çağırma Bildirim Mektubunu hazırlar. Mektupta ürün bilgileri, parti numaraları, kusur tanımı, sağlık riski ve planlanan geri çağırma kapsamı yer alır.

5.7.4 Yetkili Kişi, bildirim mektubunu gönderilmeden önce imzalar. İmzalanmış bir kopyası, Geri Çağırma Ana Dosyası’na dosyalanır.

5.7.5 Yetkili makamdan gelen her türlü ek bilgi talebi 24 saat içinde yanıtlanır. Tüm yazışmalar kayıt altına alınır ve dosyalanır.

5.8 Müşteri ve Dağıtıcı Bildirimi:

5.8.1 Ticari ekip, sevk edilen her parti için güncel bir Dağıtım Listesi tutar. Bu liste, herhangi bir geri çağırma bildiriminin başlangıç noktasıdır.

5.8.2 Onaylanmış şablonu kullanarak bir geri çağırma bildirimi hazırlayın. Bildirimde ürün adı, parti numarası, son kullanma tarihi, kusur türü, alıcıdan beklenen eylem ve geri çağırma koordinatörünün iletişim bilgileri belirtilmelidir.

5.8.3 Geri Çağırma Bildirimini mümkün olan en hızlı yolla gönderin. Ticari müşteriler için e-posta ve faks kullanılır. Kayıtlı posta, yedek olarak ve resmi kayıt amacıyla kullanılır.

5.8.4 Yazılı bildirim gönderildikten sonra her müşteriyi telefonla arayın. Sözlü iletişim, geri çağırma mesajının alındığını ve anlaşıldığını teyit eder.

5.8.5 Perakende düzeyindeki ürün geri çağırma işlemlerinde, sektör basınıyla işbirliği yaparak bir kamu duyurusu yayınlayın. Bu duyuru, düzenleyici kurum tarafından belirlenen süre içinde sektör dergisinde yer almalıdır.

5.8.6 Son kullanıcıları ilgilendiren Sınıf I geri çağırma durumunda, medya ile iletişimi tek bir onaylı sözcü aracılığıyla yürütün. Diğer personel üyelerinin gayri resmi açıklamalarda bulunmasına izin vermeyin.

5.9 Ürün Geri Alma ve Karantina:

5.9.1 Depoda, geri çağırma işlemleri için ayrılmış bir karantina alanı oluşturun. Bu alan, kırmızı renkli bir “GERİ ÇAĞIRMA” etiketi ile açıkça işaretlenmeli ve kilit altında tutulmalıdır.

5.9.2 İade edilen ürün, gönderen tarafından doldurulmuş bir İade Formu ile birlikte karantina alanına ulaşır. Formda gönderenin bilgileri, parti numarası, iade edilen miktar, iade tarihi ve ürünün iade anındaki durumu yer alır.

5.9.3 Dağıtım Listesi’ni kullanarak iade edilen miktarı dağıtılan miktarla karşılaştırın. Geri kazanım oranını, toplam dağıtılan miktarın yüzdesi olarak hesaplayın.

5.9.4 Geri çağrılan ürünü hiçbir durumda sağlam stokla karıştırmayın. Karantina alanı fiziksel olarak ayrıdır ve kendi envanter sistemine sahiptir. Bu alana erişim, belirlenen kalite güvence ve depo personeli ile sınırlıdır.

5.9.5 İade edilen ürünü, orijinal saklama şartlarıyla aynı koşullarda saklayın. Geri çağrılan bir aşının, nihai imha işlemine kadar soğuk zincirde kalması gerekir. Geri çağrılan bir oral katı ilacın ise nem ve ışıktan korunması gerekir.

5.9.6 Kalite Güvencesi (QA), karantinaya alınmasından itibaren 30 gün içinde iade edilen ürünün akıbetine karar verir. Seçenekler arasında yeniden işleme (sınırlı durumlarda mevzuata uygun onay alınması şartıyla), ilave testler veya imha yer alır.

5.9.7 Geri çağrılan ürünün imhası, Kalite Güvence birimi ve gerektiğinde bir düzenleyici kurum müfettişi tarafından şahitlik edilir. Her imha işlemi için bir İmha Sertifikası düzenlenir; bu belgede imha yöntemi, miktar, tarih ve şahitlerin imzaları yer alır.

5.9.8 Her ürün türü için onaylanmış bir imha yöntemi kullanın. Katı dozaj formları için standart yöntem yakmadır. Bazı sıvılar için ise bertaraf öncesinde kontrollü kimyasal işlem uygulanır.

5.10 Geri Çağırma Etkinliği Kontrolü:

5.10.1 Etkinlik kontrolü, geri çağırma işleminin hedef kitlesine ne ölçüde ulaştığını ölçer. Kontrol, ilk Geri Çağırma Bildiriminin yayınlanmasından itibaren 14 gün içinde başlatılır.

5.10.2 Dağıtım Listesi’ndeki müşterilerden 10%’lik rastgele bir örneklem seçin. Her biriyle iletişime geçerek Geri Çağırma Bildirimi’nin alındığını ve alınan önlemi teyit edin.

5.10.3 Kabul edilebilir minimum etkinlik oranı, Sınıf I geri çağırma için 95%, Sınıf II için 90% ve Sınıf III için 80%’dir.

5.10.4 Etkinlik oranı sınırın altına düşerse, geri çağırma çalışmalarını genişletin. Seçenekler arasında ikinci bir bildirim, kilit müşterilere doğrudan ziyaretler veya daha geniş kapsamlı bir kamuoyu bilgilendirme kampanyası yer almaktadır.

5.10.5 Tüm etkinlik kontrol sonuçlarını Geri Çağırma Etkinlik Raporuna kaydedin. Rapor, Geri Çağırma Komitesine ve talep üzerine düzenleyici kuruma sunulur.

5.11 Temel Neden ve Düzeltici Önlem:

5.11.1 Geri çağırma soruşturması, geri çağırma işlemiyle eşzamanlı olarak yürütülür. Soruşturma, kusurun temel nedenini ve tekrarını önlemek için alınması gereken düzeltici önlemleri belirler.

5.11.2 Soruşturma ekibi, Kalite Güvence Müdürü tarafından yönetilir ve etkilenen iş alanlarından gelen teknik uzmanlardan oluşur.

5.11.3 Balık kılçığı diyagramı veya beş neden analizi gibi yapılandırılmış bir temel neden belirleme aracı kullanın. Seçilen araç, bulgularla birlikte geri çağırma dosyasının bir parçası olarak belgelenir.

5.11.4 Düzeltici eylemler, söz konusu kusuru ve ilgili ürünlerde veya partilerde bulunan benzer riskleri ortadan kaldırmalıdır. Bu eylemler, tesisin GMP çerçevesi kapsamında takip edilebilmesi için CAPA sistemine kaydedilmelidir.

5.11.5 Her bir düzeltici eylemin etkinliğini 90 gün sonra doğrulayın. Doğrulama işleminin başarısız olması, yeni bir soruşturma döngüsünü tetikler.

5.12 Simülasyonlu Geri Çağırma Tatbikatları:

5.12.1 Tesis, yılda en az bir kez bir geri çağırma tatbikatı düzenler. Bu tatbikat, gerçek müşterileri dahil etmeden geri çağırma sistemini test eder.

5.12.2 Alıştırma, son 12 aylık üretimden rastgele bir parti seçer. Ekip, Dağıtım Listesi aracılığıyla bu partinin izini son müşterilere kadar sürer.

5.12.3 Tatbikatın hedefi, 24 saat içinde dağıtım kayıtları aracılığıyla seçilen partiden en az 95%’yi tespit etmektir. Bu hedefi gerçekleştiremeyen bir tatbikat, Dağıtım Listesi’nde veya geri çağırma sürecinde iyileştirmeler yapılmasını gerektirir.

5.12.4 Tatbikat sonuçlarını Mock Recall Raporuna kaydedin. Eksiklikleri ve iyileştirme önlemlerini CAPA sistemine kaydedin.

5.13 Geri Çağırma İşleminin Kapatılması:

5.13.1 Bir geri çağırma işlemi, iade edilen tüm ürünler kayıt altına alındıktan ve düzeltici önlemlerin doğrulanmasından sonra kapatılır.

5.13.2 Olayı, geri kazanım oranını, etkinlik oranını, temel nedeni ve alınan düzeltici önlemleri özetleyen bir Nihai Geri Çağırma Raporu hazırlayın.

5.13.3 Rapor, Kalite Güvence Müdürü, Yetkili Kişi ve Genel Müdür tarafından imzalanır.

5.13.4 Nihai geri çağırma raporunu düzenleyici kuruma sunun. Kurum, rapordan memnun kaldığında resmi bir kapanış mektubu düzenler.

5.13.5 Tüm geri çağırma kayıtlarını en az beş yıl veya ürünün raf ömrü artı bir yıl süreyle saklayın; bu sürelerden hangisi daha uzunsa o süre boyunca saklayın.

5.14 KAYITLAR:

5.14.1 Geri Çağırma Kararı Günlüğü.

5.14.2 Düzenleyici Kurumlara Gönderilen Geri Çağırma Bildirim Mektubu.

5.14.3 Ana Dosyayı Geri Çağırma.

5.14.4 Dağıtım Listesi.

5.14.5 Geri Çağırma Bildirimi.

5.14.6 İade Formu.

5.14.7 İmha Belgesi.

5.14.8 Geri Çağırma Etkinlik Raporu.

5.14.9 Simülasyonlu Geri Çağırma Raporu.

5.14.10 Nihai Geri Çağırma Raporu.

6.0 KISALTMALAR:

6.1 Standart İşlem Prosedürü (SOP): Standart İşletme Prosedürü.

6.2 Kalite Güvencesi: Kalite Güvencesi.

6.3 QP: Yetkili Kişi.

6.4 CAPA: Düzeltici Önlemler ve Önleyici Önlemler.

6.5 GMP: İyi Üretim Uygulamaları.