Standardverfahren für Produktrückrufe in der Pharmabranche

Standardverfahren für Produktrückrufe in der pharmazeutischen Industrie.

1.0 ZIEL:

Einführung eines kontrollierten Verfahrens zur raschen und wirksamen Rückrufaktion für jedes Arzneimittel, das bereits in den Verkehr gebracht wurde, bei dem sich jedoch später herausstellt, dass es fehlerhaft, unsicher oder nicht spezifikationskonform ist.

2.0 GELTUNGSBEREICH:

Dieses Verfahren gilt für alle fertigen Arzneimittel, die den Herstellungsstandort verlassen haben, einschließlich der Produkte in der Vertriebskette, bei Großhändlern, in Apotheken und bei Endverbrauchern.

3.0 VERANTWORTUNG:

Koordinator für Rückrufaktionen, Leiter der Qualitätssicherung und Beauftragter für Zulassungsangelegenheiten

4.0 VERANTWORTLICHKEIT:

Geschäftsführer und qualifizierte Person (QP).

5.0 VERFAHREN:

5.1 Ein Rückruf kann durch eine Kundenbeschwerde, ein negatives Stabilitätsergebnis, eine Meldung über eine unerwünschte Arzneimittelwirkung, einen behördlichen Befund oder einen an der Rückhalteprobe festgestellten Mangel ausgelöst werden.

5.2 Wer Hinweise auf einen möglichen Produktfehler erhält, muss dies dem Qualitätsmanager innerhalb einer Arbeitsstunde melden.

5.3 Der Qualitätssicherungsmanager legt nach Erhalt des Berichts eine Akte zur Rückrufprüfung an. In dieser Akte werden der Produktname, die Chargennummer, der gemeldete Mangel, die Informationsquelle und das Datum der Meldung erfasst.

5.4 Der QA-Manager benachrichtigt den Rückrufausschuss innerhalb von vier Stunden nach Eröffnung der Bewertungsakte. Vor der Sitzung des Ausschusses werden weder eine öffentliche Erklärung noch eine Mitteilung an die Händler veröffentlicht.

5.4.1 Der QA-Manager ernennt in dieser Phase zudem einen Rückrufkoordinator. Der Rückrufkoordinator ist der Ansprechpartner für die laufenden Aufgaben im Zusammenhang mit dem Rückruf. Er verfolgt die Rücksendungen, steht in Kontakt mit den Kunden und sorgt während der gesamten Dauer des Rückrufs für die Koordination zwischen den Abteilungen.

5.5 Rückrufklassifizierung:

5.5.1 Jeder Rückruf wird anhand des Ausmaßes des Gesundheitsrisikos eingestuft, das von dem fehlerhaften Produkt ausgeht. Die Einstufung bestimmt das Tempo und den Umfang der Rückrufmaßnahme.

5.5.2 Die drei Rückrufklassen sind wie folgt definiert:

5.5.2.1 Klasse I: Produkte, bei denen die Verwendung der Charge schwerwiegende gesundheitliche Folgen oder den Tod zur Folge haben kann. Beispiele hierfür sind ein falscher Wirkstoff, eine fehlerhafte Kennzeichnung eines Hochrisikomedikaments oder das Vorhandensein einer toxischen Verunreinigung.

5.5.2.2 Klasse II: Produkte, deren Anwendung vorübergehende oder medizinisch behebbare gesundheitsschädliche Folgen haben kann. Beispiele hierfür sind Produkte mit zu geringer Wirksamkeit, eine nicht den Spezifikationen entsprechende Auflösung oder geringfügige Fehler auf dem Etikett eines Arzneimittels mit geringerem Risiko.

5.5.2.3 Klasse III: Produkte, bei denen keine gesundheitsschädlichen Folgen zu erwarten sind, die jedoch nicht vollständig den Qualitätsanforderungen entsprechen. Beispiele hierfür sind kosmetische Mängel, Druckfehler, die die Identität des Arzneimittels nicht beeinträchtigen, oder geringfügige Verpackungsmängel.

5.5.3 Die Einstufung wird vom Rückrufausschuss nach Prüfung des Produktrisikos, der Stabilitätsdaten und etwaiger bekannter Berichte über unerwünschte Ereignisse vorgenommen.

5.5.4 Ein Grenzfall zwischen zwei Klassen wird stets der Klasse mit dem höheren Risiko zugeordnet. Bei jeder Rückrufentscheidung hat die Patientensicherheit Vorrang vor wirtschaftlichen Auswirkungen.

5.6 Abberufungsausschuss:

5.6.1 Der Rückrufausschuss ist ein ständiges Gremium, das innerhalb von vier Stunden nach Benachrichtigung durch den Qualitätssicherungsmanager zusammentritt. Der Ausschuss verfügt über Entscheidungsbefugnis in Bezug auf alle Rückrufmaßnahmen.

5.6.2 Der Ausschuss setzt sich wie folgt zusammen:

5.6.2.1 Der Geschäftsführer oder ein benannter Stellvertreter als Vorsitzender.

5.6.2.2 Der QA-Manager als Protokollführer und Archivar.

5.6.2.3 Beauftragter für regulatorische Angelegenheiten im Bereich der externen Kommunikation.

5.6.2.4 Produktionsleiter für die Chargenhistorie und die Fertigungsüberprüfung.

5.6.2.5 Leiter der Qualitätskontrolle für die Überprüfung analytischer Daten.

5.6.2.6 Kaufmännischer Leiter für die Vertriebskette und den Kundenkontakt.

5.6.2.7 Rechtsberater für Haftungsfragen und Vertragsprüfung.

5.6.3 Der Ausschussvorsitzende kann bei Bedarf weitere Mitglieder kooptieren. Bei jedem Rückruf der Klasse I wird ein medizinischer Berater hinzugezogen.

5.6.4 Beschlüsse des Ausschusses werden nach Möglichkeit im Konsens gefasst. Kann kein Konsens erzielt werden, trifft der Vorsitzende die endgültige Entscheidung, nachdem er die Standpunkte aller Mitglieder angehört hat.

5.6.5 Jeder Beschluss des Ausschusses wird im Protokoll der Abberufungsbeschlüsse festgehalten. Jeder Eintrag enthält den Beschluss, die anwesenden Mitglieder, etwaige abweichende Meinungen sowie Datum und Uhrzeit.

5.6.6 In der ersten Ausschusssitzung werden die Rückrufklasse, der Rückrufumfang (eine Charge oder mehrere Chargen) und die Rückrufebene (Großhandel, Einzelhandel oder Endverbraucher) festgelegt.

5.6.7 Der Ausschuss tagt während eines laufenden Amtsenthebungsverfahrens mindestens einmal pro Woche. Eine außerordentliche Sitzung kann jederzeit vom Vorsitzenden oder von zwei beliebigen Mitgliedern einberufen werden.

5.7 Meldung an die Aufsichtsbehörde:

5.7.1 Ein bestätigter Rückruf muss der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Die Frist für die Meldung hängt von der Rückrufklasse ab.

5.7.2 Die Meldefristen lauten wie folgt:

5.7.2.1 Rückruf der Klasse I: Die Behörde ist innerhalb von 24 Stunden nach der Entscheidung zu benachrichtigen.

5.7.2.2 Rückruf der Klasse II: Benachrichtigung innerhalb von 72 Stunden.

5.7.2.3 Rückruf der Klasse III: Benachrichtigung innerhalb von sieben Arbeitstagen.

5.7.3 Der Beauftragte für regulatorische Angelegenheiten erstellt das Schreiben zur Rückrufmitteilung unter Verwendung der genehmigten Vorlage. Das Schreiben enthält die Produktdaten, die Chargennummern, die Beschreibung des Mangels, das Gesundheitsrisiko sowie den geplanten Umfang des Rückrufs.

5.7.4 Die qualifizierte Person unterzeichnet das Benachrichtigungsschreiben, bevor es versandt wird. Eine unterzeichnete Kopie wird in der Rückruf-Stammakte abgelegt.

5.7.5 Jede Anfrage der Behörde nach weiteren Informationen wird innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Der gesamte Schriftverkehr wird protokolliert und abgelegt.

5.8 Benachrichtigung von Kunden und Vertriebspartnern:

5.8.1 Das Vertriebsteam führt für jede versandte Charge eine aktuelle Verteilerliste. Diese Liste dient als Ausgangspunkt für jegliche Kommunikation im Rahmen eines Rückrufs.

5.8.2 Erstellen Sie eine Rückrufmitteilung unter Verwendung der genehmigten Vorlage. Die Mitteilung enthält den Produktnamen, die Chargennummer, das Verfallsdatum, die Art des Mangels, die vom Empfänger zu ergreifenden Maßnahmen sowie die Kontaktdaten des Rückrufkoordinators.

5.8.3 Versenden Sie die Rückrufmitteilung auf dem schnellstmöglichen Weg. Für gewerbliche Kunden werden E-Mail und Fax verwendet. Einschreiben wird als Ausweichmöglichkeit und zur offiziellen Dokumentation verwendet.

5.8.4 Rufen Sie jeden Kunden nach dem Versand der schriftlichen Benachrichtigung telefonisch an. Durch den mündlichen Kontakt wird sichergestellt, dass die Rückrufmitteilung eingegangen ist und verstanden wurde.

5.8.5 Bei Rückrufaktionen auf Einzelhandelsebene ist in Zusammenarbeit mit der Fachpresse eine öffentliche Bekanntmachung zu veröffentlichen. Die Bekanntmachung muss innerhalb der von der Aufsichtsbehörde festgelegten Frist in der Fachzeitschrift erscheinen.

5.8.6 Bei einem Rückruf der Klasse I, der Endverbraucher betrifft, ist die Kommunikation mit den Medien über einen einzigen autorisierten Sprecher zu organisieren. Informelle Äußerungen anderer Mitarbeiter sind nicht zuzulassen.

5.9 Produktrückruf und Quarantäne:

5.9.1 Richten Sie im Lager einen speziellen Quarantänebereich für Rückrufe ein. Der Bereich ist deutlich mit einem roten „RECALL“-Schild gekennzeichnet und wird unter Verschluss gehalten.

5.9.2 Das zurückgesandte Produkt trifft im Quarantänebereich ein, zusammen mit einem vom Absender ausgefüllten Rücksendeformular. Das Formular enthält die Angaben zum Absender, die Chargennummer, die zurückgesandte Menge, das Rücksendedatum sowie den Zustand des Produkts bei der Rücksendung.

5.9.3 Vergleichen Sie die zurückgesandte Menge anhand der Verteilungsliste mit der ausgegebenen Menge. Berechnen Sie die Rücklaufquote als Prozentsatz der insgesamt ausgegebenen Menge.

5.9.4 Rückrufware darf zu keinem Zeitpunkt mit einwandfreiem Lagerbestand vermischt werden. Der Quarantänebereich ist räumlich getrennt und verfügt über ein eigenes Bestandsverwaltungssystem. Der Zugang ist auf namentlich benannte Mitarbeiter der Qualitätssicherung und des Lagers beschränkt.

5.9.5 Lagern Sie zurückgesandte Produkte unter denselben Bedingungen wie in den ursprünglichen Lagervorgaben angegeben. Ein zurückgerufener Impfstoff muss bis zur endgültigen Entsorgung weiterhin in der Kühlkette verbleiben. Ein zurückgerufenes festes orales Präparat muss weiterhin vor Feuchtigkeit und Licht geschützt werden.

5.9.6 Die Qualitätssicherung entscheidet innerhalb von 30 Tagen nach der Quarantäne über die weitere Vorgehensweise hinsichtlich des zurückgesandten Produkts. Zu den Optionen gehören eine Nachbearbeitung (in begrenzten Fällen mit behördlicher Genehmigung), weitere Prüfungen oder die Vernichtung.

5.9.7 Die Vernichtung des zurückgerufenen Produkts wird von der Qualitätssicherung und, falls erforderlich, von einem Aufsichtsbeamten bezeugt. Für jeden Vernichtungsvorgang wird ein Vernichtungszertifikat ausgestellt, in dem die Methode, die Menge, das Datum und die Unterschriften der Zeugen vermerkt sind.

5.9.8 Für jeden Produkttyp ist ein zugelassenes Entsorgungsverfahren anzuwenden. Die Verbrennung ist das Standardverfahren für feste Darreichungsformen. Bestimmte Flüssigkeiten werden vor der Entsorgung einer kontrollierten chemischen Behandlung unterzogen.

5.10 Überprüfung der Wirksamkeit des Rückrufs:

5.10.1 Eine Wirksamkeitsprüfung dient dazu, festzustellen, inwieweit der Rückruf seine Zielgruppe erreicht hat. Die Prüfung wird innerhalb von 14 Tagen nach der ersten Rückrufmitteilung eingeleitet.

5.10.2 Wählen Sie eine Zufallsstichprobe von 10% der Kunden aus der Verteilerliste aus. Kontaktieren Sie jeden einzelnen, um den Erhalt der Rückrufmitteilung und die ergriffenen Maßnahmen zu bestätigen.

5.10.3 Die zulässige Mindestwirksamkeitsrate beträgt 95% für Rückrufe der Klasse I, 90% für Rückrufe der Klasse II und 80% für Rückrufe der Klasse III.

5.10.4 Wenn die Wirksamkeitsrate unter den Grenzwert fällt, sollten die Rückrufmaßnahmen ausgeweitet werden. Zu den Möglichkeiten zählen eine zweite Benachrichtigung, direkte Besuche bei wichtigen Kunden oder eine breitere Öffentlichkeitsarbeit.

5.10.5 Alle Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfungen sind im Bericht zur Wirksamkeit des Rückrufs zu erfassen. Der Bericht wird dem Rückrufausschuss und auf Anfrage der Aufsichtsbehörde vorgelegt.

5.11 Grundursache und Korrekturmaßnahme:

5.11.1 Eine Rückrufuntersuchung läuft parallel zur Rückrufmaßnahme. Im Rahmen der Untersuchung werden die Grundursache des Mangels sowie die Korrekturmaßnahmen zur Verhinderung eines erneuten Auftretens ermittelt.

5.11.2 Das Untersuchungsteam wird vom Qualitätssicherungsmanager geleitet und umfasst technische Experten aus den betroffenen Funktionsbereichen.

5.11.3 Verwenden Sie ein strukturiertes Werkzeug zur Ermittlung der Grundursache, wie beispielsweise ein Fischgräten-Diagramm oder eine „Fünf-Warum“-Analyse. Das gewählte Werkzeug wird zusammen mit den Ergebnissen als Teil der Rückrufakte dokumentiert.

5.11.4 Korrekturmaßnahmen müssen den unmittelbaren Mangel sowie alle ähnlichen Risiken bei verwandten Produkten oder Chargen beheben. Die Maßnahmen sind im CAPA-System zu erfassen, um sie im Rahmen der GMP-Vorgaben des Standorts nachverfolgen zu können.

5.11.5 Überprüfen Sie die Wirksamkeit jeder Korrekturmaßnahme nach 90 Tagen. Eine nicht bestandene Überprüfung löst einen neuen Untersuchungszyklus aus.

5.12 Simulationsübungen zum Rückruf:

5.12.1 Das Werk führt mindestens einmal pro Jahr eine Rückrufübung durch. Bei dieser Übung wird das Rückrufsystem getestet, ohne dass dabei tatsächliche Kunden einbezogen werden.

5.12.2 Im Rahmen der Übung wird eine Charge nach dem Zufallsprinzip aus den letzten 12 Produktionsmonaten ausgewählt. Das Team verfolgt den Weg der Charge über die Vertriebsliste bis hin zu den Endkunden.

5.12.3 Das Ziel der Übung besteht darin, innerhalb von 24 Stunden mindestens 951 TP3T der ausgewählten Charge anhand der Verteilungsunterlagen zu lokalisieren. Eine Übung, bei der dieses Ziel nicht erreicht wird, erfordert Verbesserungen an der Verteilerliste oder am Rückrufprozess.

5.12.4 Tragen Sie die Bohrergebnisse in den Mock-Recall-Bericht ein. Erfassen Sie Lücken und Verbesserungsmaßnahmen im CAPA-System.

5.13 Rückrufabschluss:

5.13.1 Ein Rückruf gilt erst dann als abgeschlossen, wenn alle zurückgesandten Produkte erfasst und die Korrekturmaßnahmen überprüft wurden.

5.13.2 Erstellen Sie einen abschließenden Rückrufbericht, in dem das Ereignis, die Rückgewinnungsquote, die Wirksamkeitsquote, die Grundursache und die ergriffenen Korrekturmaßnahmen zusammengefasst werden.

5.13.3 Der Bericht wird vom Qualitätssicherungsleiter, der qualifizierten Person und dem Geschäftsführer unterzeichnet.

5.13.4 Der abschließende Rückrufbericht ist bei der Aufsichtsbehörde einzureichen. Die Behörde stellt ein offizielles Abschlussschreiben aus, wenn sie mit dem Bericht zufrieden ist.

5.13.5 Alle Rückrufunterlagen sind mindestens fünf Jahre oder für die Haltbarkeitsdauer des Produkts plus ein Jahr aufzubewahren, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

5.14 AUFZEICHNUNGEN:

5.14.1 Protokoll der Rückrufentscheidungen.

5.14.2 Benachrichtigungsschreiben über einen behördlich angeordneten Rückruf.

5.14.3 Stammdatei abrufen.

5.14.4 Verteilerliste.

5.14.5 Rückrufmitteilung.

5.14.6 Rücksendeformular.

5.14.7 Vernichtungsbescheinigung.

5.14.8 Bericht zur Wirksamkeit von Rückrufaktionen.

5.14.9 Bericht über einen Testrückruf.

5.14.10 Abschließender Rückrufbericht.

6.0 ABKÜRZUNGEN:

6.1 Standardarbeitsanweisung: Standardarbeitsanweisung.

6.2 Qualitätssicherung: Qualitätssicherung.

6.3 QP: Qualifizierte Person.

6.4 CAPA: Korrekturmaßnahmen und Vorbeugungsmaßnahmen.

6.5 GMP: Gute Herstellungspraxis.