Procédure opérationnelle standard relative au rappel de produits dans le secteur pharmaceutique

Procédure opérationnelle standard relative au rappel de produits dans l'industrie pharmaceutique.

1.0 OBJECTIF :

Mettre en place une procédure contrôlée permettant le rappel rapide et efficace de tout produit pharmaceutique qui a été distribué mais dont il s'avère par la suite qu'il est défectueux, dangereux ou non conforme aux spécifications.

2.0 CHAMP D'APPLICATION :

La présente procédure s'applique à tous les produits pharmaceutiques finis ayant quitté le site de fabrication, y compris ceux se trouvant dans la chaîne de distribution, chez les grossistes, dans les pharmacies et chez les utilisateurs finaux.

3.0 RESPONSABILITÉ :

Coordinateur des rappels, responsable de l'assurance qualité et responsable des affaires réglementaires

4.0 RESPONSABILITÉ :

Directeur général et personne qualifiée (QP).

5.0 PROCÉDURE :

5.1 Un rappel peut être déclenché par une réclamation d'un client, un résultat de stabilité non conforme, un signalement d'effet indésirable, une constatation des autorités réglementaires ou un défaut détecté dans l'échantillon conservé.

5.2 Toute personne recevant des informations laissant supposer un éventuel défaut d'un produit doit le signaler au responsable de l'assurance qualité dans un délai d'une heure ouvrée.

5.3 Le responsable de l'assurance qualité ouvre un dossier d'évaluation du rappel dès réception du rapport. Ce dossier contient le nom du produit, le numéro de lot, le défaut signalé, la source de l'information et la date du rapport.

5.4 Le responsable de l'assurance qualité informe le comité de rappel dans les quatre heures suivant l'ouverture du dossier d'évaluation. Aucune déclaration publique ni aucun avis aux distributeurs n'est publié avant la réunion du comité.

5.4.1 Le responsable de l'assurance qualité désigne également, à ce stade, un coordinateur de rappel. Ce dernier est l'interlocuteur privilégié au quotidien pour la gestion du rappel. Il assure le suivi des retours, assure la liaison avec les clients et coordonne les actions entre les différents services pendant toute la durée du rappel.

5.5 Classification des rappels :

5.5.1 Chaque rappel est classé en fonction du niveau de risque sanitaire que présente le produit défectueux. Cette classification détermine la rapidité et l'ampleur de l'action de rappel.

5.5.2 Les trois catégories de rappel sont définies comme suit :

5.5.2.1 Classe I : Produits dont l'utilisation du lot peut entraîner des conséquences graves pour la santé, voire la mort. Il s'agit par exemple d'un principe actif erroné, d'une étiquette incorrecte sur un médicament à haut risque ou de la présence d'une impureté toxique.

5.5.2.2 Classe II : Produits dont l'utilisation peut entraîner des effets indésirables temporaires ou médicalement réversibles sur la santé. Il s'agit, par exemple, de produits dont la puissance est insuffisante, dont la dissolution ne respecte pas les spécifications ou qui présentent des erreurs mineures d'étiquetage sur un médicament à faible risque.

5.5.2.3 Classe III : Produits peu susceptibles d'entraîner des effets néfastes sur la santé, mais qui ne répondent pas entièrement aux spécifications de qualité. Il s'agit par exemple de défauts esthétiques, d'erreurs d'impression n'affectant pas l'identité du médicament ou de défauts mineurs de conditionnement.

5.5.3 La classification est attribuée par le comité de rappel après examen du risque lié au produit, des données de stabilité et de tout signalement d'effet indésirable connu.

5.5.4 Un cas limite entre deux catégories est toujours classé dans la catégorie présentant le risque le plus élevé. La sécurité des patients prime sur l'impact commercial dans toute décision de rappel.

5.6 Comité de révocation :

5.6.1 Le comité de rappel est un organe permanent qui se réunit dans les quatre heures suivant la notification par le responsable de l'assurance qualité. Ce comité dispose d'un pouvoir de décision sur toutes les mesures de rappel.

5.6.2 La composition du comité est la suivante :

5.6.2.1 Le directeur général ou son adjoint désigné préside la réunion.

5.6.2.2 Le responsable de l'assurance qualité, en tant que secrétaire et chargé de la tenue des registres.

5.6.2.3 Responsable des affaires réglementaires chargé de la communication externe.

5.6.2.4 Responsable de production chargé de l'historique des lots et de la revue de fabrication.

5.6.2.5 Responsable du contrôle qualité chargé de la vérification des données analytiques.

5.6.2.6 Responsable commercial chargé de la chaîne de distribution et des relations avec la clientèle.

5.6.2.7 Conseiller juridique chargé des questions de responsabilité et de l'examen des contrats.

5.6.3 Le président du comité peut coopter d'autres membres si nécessaire. Un conseiller médical est désigné pour tout rappel de classe I.

5.6.4 Les décisions du comité sont prises par consensus dans la mesure du possible. Si aucun consensus n’est atteint, le président prend la décision finale après avoir entendu la position de chaque membre.

5.6.5 Chaque décision prise par le comité est consignée dans le registre des décisions de révocation. Chaque entrée indique la décision, les membres présents, les éventuelles opinions dissidentes, ainsi que la date et l'heure.

5.6.6 La première réunion de la commission permet de déterminer la catégorie de rappel, son champ d'application (un lot ou plusieurs lots) et son niveau (vente en gros, vente au détail ou utilisateur final).

5.6.7 Le comité se réunit au moins une fois par semaine pendant une procédure de révocation en cours. Une réunion d'urgence peut être convoquée à tout moment par le président ou par deux membres quelconques.

5.7 Notification réglementaire :

5.7.1 Tout rappel confirmé doit être signalé à l'autorité de régulation compétente. Le délai de notification dépend de la catégorie du rappel.

5.7.2 Les délais de notification sont les suivants :

5.7.2.1 Rappel de classe I : en informer l'autorité compétente dans les 24 heures suivant la décision.

5.7.2.2 Rappel de classe II : notification dans les 72 heures.

5.7.2.3 Rappel de classe III : notification dans un délai de sept jours ouvrables.

5.7.3 Le responsable des affaires réglementaires rédige la lettre de notification de rappel réglementaire à l'aide du modèle approuvé. Cette lettre comprend les détails du produit, les numéros de lot, la description du défaut, le risque pour la santé et la portée prévue du rappel.

5.7.4 La personne qualifiée signe la lettre de notification avant son envoi. Une copie signée est versée au dossier principal de rappel.

5.7.5 Toute demande d'informations complémentaires émanant de l'autorité compétente reçoit une réponse dans les 24 heures. Toute la correspondance est enregistrée et classée.

5.8 Notification aux clients et aux distributeurs :

5.8.1 L'équipe commerciale tient à jour une liste de distribution pour chaque lot expédié. Cette liste sert de point de départ à toute communication relative à un rappel.

5.8.2 Rédigez un avis de rappel à l'aide du modèle approuvé. Cet avis doit mentionner le nom du produit, le numéro de lot, la date de péremption, la nature du défaut, la marche à suivre par le destinataire et les coordonnées du coordinateur du rappel.

5.8.3 Envoyer l'avis de rappel par le moyen le plus rapide possible. Le courrier électronique et le fax sont utilisés pour les clients professionnels. Le courrier recommandé est utilisé à titre de solution de secours et à des fins d'archivage officiel.

5.8.4 Appeler chaque client après l'envoi de la notification écrite. Ce contact oral permet de s'assurer que le message de rappel a bien été reçu et compris.

5.8.5 En cas de rappel au niveau de la vente au détail, collaborer avec la presse spécialisée pour publier un avis public. Cet avis doit paraître dans la revue spécialisée dans les délais fixés par l'autorité de régulation.

5.8.6 En cas de rappel de classe I concernant les utilisateurs finaux, organisez la communication avec les médias par l'intermédiaire d'un seul porte-parole agréé. Ne permettez aucune déclaration informelle de la part d'un autre membre du personnel.

5.9 Récupération et mise en quarantaine des produits :

5.9.1 Aménager une zone de quarantaine dédiée aux produits faisant l'objet d'un rappel au sein de l'entrepôt. Cette zone doit être clairement signalée par une étiquette rouge portant la mention « RECALL » et rester fermée à clé.

5.9.2 Le produit retourné arrive dans la zone de quarantaine accompagné d'un formulaire de retour dûment rempli par l'expéditeur. Ce formulaire indique les coordonnées de l'expéditeur, le numéro de lot, la quantité retournée, la date de retour et l'état du produit au moment du retour.

5.9.3 Comparer la quantité retournée à la quantité distribuée à l'aide de la liste de distribution. Calculer le taux de récupération en pourcentage de la quantité totale distribuée.

5.9.4 Ne mélangez à aucun moment les produits faisant l’objet d’un rappel avec les stocks conformes. La zone de quarantaine est physiquement séparée et dispose de son propre système d’inventaire. L’accès y est réservé au personnel désigné du service Assurance Qualité et de l’entrepôt.

5.9.5 Conserver le produit retourné dans les mêmes conditions que celles prévues dans les spécifications de stockage d’origine. Un vaccin faisant l’objet d’un rappel doit rester dans la chaîne du froid jusqu’à son élimination définitive. Un produit solide administré par voie orale faisant l’objet d’un rappel doit continuer à être protégé de l’humidité et de la lumière.

5.9.6 Le service d'assurance qualité décide du sort du produit retourné dans un délai de 30 jours à compter de sa mise en quarantaine. Les options possibles sont la remise en conformité (dans certains cas limités, sous réserve d'une autorisation réglementaire), la réalisation d'essais supplémentaires ou la destruction.

5.9.7 La destruction des produits faisant l'objet d'un rappel est effectuée en présence d'un représentant du service d'assurance qualité et, le cas échéant, d'un inspecteur des autorités réglementaires. Un certificat de destruction est établi pour chaque opération de destruction ; il mentionne la méthode utilisée, la quantité, la date et les signatures des témoins.

5.9.8 Utiliser une méthode de destruction agréée pour chaque type de produit. L'incinération est la méthode standard pour les formes galéniques solides. Un traitement chimique contrôlé est utilisé pour certains liquides avant leur élimination.

5.10 Vérification de l’efficacité du rappel :

5.10.1 Un contrôle d'efficacité permet de déterminer dans quelle mesure la campagne de rappel a atteint son public cible. Ce contrôle est lancé dans les 14 jours suivant la publication du premier avis de rappel.

5.10.2 Sélectionnez un échantillon aléatoire de 10% parmi les clients figurant sur la liste de diffusion. Contactez chacun d'entre eux pour vérifier qu'ils ont bien reçu l'avis de rappel et connaître les mesures qu'ils ont prises.

5.10.3 Le taux d'efficacité minimal acceptable est de 95% pour un rappel de classe I, de 90% pour un rappel de classe II et de 80% pour un rappel de classe III.

5.10.4 Si le taux d'efficacité passe en dessous du seuil fixé, intensifier les efforts de rappel. Les options possibles comprennent l'envoi d'un deuxième avis, des visites directes auprès des clients clés ou une campagne de communication plus large auprès du grand public.

5.10.5 Consigner tous les résultats des contrôles d'efficacité dans le rapport sur l'efficacité du rappel. Ce rapport est transmis au comité de rappel et, sur demande, à l'autorité de régulation.

5.11 Cause première et mesures correctives :

5.11.1 Une enquête relative à un rappel est menée parallèlement à l'opération de rappel. Elle permet d'identifier la cause profonde du défaut et les mesures correctives à mettre en œuvre pour éviter qu'il ne se reproduise.

5.11.2 L'équipe d'enquête est dirigée par le responsable de l'assurance qualité et comprend des experts techniques issus des domaines fonctionnels concernés.

5.11.3 Utiliser un outil structuré d'analyse des causes profondes, tel qu'un diagramme en arête de poisson ou une analyse des « cinq pourquoi ». L'outil retenu est consigné, ainsi que les conclusions, dans le dossier de rappel.

5.11.4 Les mesures correctives doivent permettre de remédier au défaut immédiat et à tout risque similaire présent dans les produits ou lots concernés. Enregistrer ces mesures dans le système CAPA afin d'en assurer le suivi dans le cadre des BPF du site.

5.11.5 Vérifier l'efficacité de chaque mesure corrective au bout de 90 jours. Si la vérification échoue, un nouveau cycle d'enquête est lancé.

5.12 Exercices de simulation de rappel :

5.12.1 L'usine organise au moins une fois par an un exercice de simulation de rappel. Cet exercice permet de tester le système de rappel sans impliquer de véritables clients.

5.12.2 L'exercice consiste à sélectionner au hasard un lot parmi ceux produits au cours des 12 derniers mois. L'équipe suit le parcours de ce lot à travers la liste de distribution jusqu'aux clients finaux.

5.12.3 L'objectif de l'exercice consiste à localiser au moins 951 TP3T du lot sélectionné à partir des registres de distribution, dans un délai de 24 heures. Si cet objectif n'est pas atteint lors d'un exercice, il convient d'apporter des améliorations à la liste de distribution ou au processus de rappel.

5.12.4 Consigner les résultats des exercices dans le rapport de simulation de rappel. Enregistrer les lacunes et les mesures d'amélioration dans le système CAPA.

5.13 Clôture d'un rappel :

5.13.1 Un rappel n'est considéré comme clôturé qu'une fois que tous les produits retournés ont été comptabilisés et que les mesures correctives ont été vérifiées.

5.13.2 Rédiger un rapport final de rappel qui résume l'incident, le taux de récupération, le taux d'efficacité, la cause première et les mesures correctives mises en œuvre.

5.13.3 Le rapport est signé par le responsable de l'assurance qualité, la personne qualifiée et le directeur général.

5.13.4 Transmettre le rapport final de rappel à l'autorité de régulation. Lorsque celle-ci est satisfaite du rapport, elle émet une lettre officielle de clôture.

5.13.5 Conserver tous les dossiers relatifs aux rappels pendant au moins cinq ans ou pendant la durée de conservation du produit majorée d'un an, la période la plus longue étant retenue.

5.14 DOSSIERS :

5.14.1 Journal des décisions de rappel.

5.14.2 Lettre de notification de rappel réglementaire.

5.14.3 Fichier maître des rappels.

5.14.4 Liste de diffusion.

5.14.5 Avis de rappel.

5.14.6 Formulaire de retour.

5.14.7 Certificat de destruction.

5.14.8 Rapport sur l'efficacité des rappels.

5.14.9 Rapport de rappel fictif.

5.14.10 Rapport final sur le rappel.

6.0 ABRÉVIATIONS :

6.1 SOP : Procédure opérationnelle standard.

6.2 Assurance qualité : Assurance qualité.

6.3 QP : Personne qualifiée.

6.4 CAPA : Mesures correctives et mesures préventives.

6.5 BPF : Bonnes pratiques de fabrication.