Procedimiento operativo estándar (SOP) para la fabricación por encargo en el sector farmacéutico

Procedimiento operativo estándar de la fabricación por encargo en la industria farmacéutica.

1.0 OBJETIVO:

Explicar cómo se gestiona la fabricación por encargo en el centro. Esto abarca tanto los productos fabricados para terceros como aquellos que el centro ha encargado a terceros para su propio uso. El objetivo es garantizar la calidad del producto, la seguridad de los pacientes y el cumplimiento de las buenas prácticas de fabricación (BPF) a lo largo de todo el proceso.

2.0 ALCANCE:

El presente procedimiento abarca todos los acuerdos de fabricación por encargo en los que participe el centro. Se aplica tanto si el centro actúa como parte contratante como si lo hace como contratista. Los lotes destinados a ensayos clínicos, los productos comerciales y los productos destinados a la exportación se incluyen en su ámbito de aplicación.

3.0 RESPONSABILIDAD:

Responsable de fabricación por encargo, director de control de calidad y responsable de asuntos regulatorios

4.0 RESPONSABILIDAD:

Responsable de Control de Calidad y Persona Cualificada (PC).

5.0 PROCEDIMIENTO:

5.1 Hay dos funciones que constituyen el núcleo de cualquier acuerdo de fabricación por encargo. El «encargante» es la parte propietaria del producto y de la autorización de comercialización. El «contratista» es la parte que fabrica efectivamente el producto en sus propias instalaciones.

5.2 Ambas funciones conllevan obligaciones claras en virtud de las buenas prácticas de fabricación (GMP). El contratante sigue siendo responsable del producto tal y como se vende, aunque lo haya fabricado otra persona. El contratista debe fabricar dicho producto de acuerdo con los estándares establecidos en el contrato.

5.3 Cada acuerdo de fabricación por encargo en esta planta está respaldado por dos documentos independientes. El contrato comercial regula el precio, el volumen y la entrega. El acuerdo de calidad regula todas las obligaciones relacionadas con la calidad de cada una de las partes.

5.4 No se podrá fabricar, enviar ni entregar ningún producto en virtud de un contrato hasta que el responsable de calidad (QP) de ambas partes haya firmado ambos documentos.

5.5 Evaluación de un nuevo socio contractual:

5.5.1 Cada nuevo socio debe someterse a un proceso de selección antes de firmar el contrato. Esto se aplica en ambos sentidos, tanto si la empresa es la que encarga el trabajo como si es la que lo acepta.

5.5.2 La verificación abarca los siguientes ámbitos:

5.5.2.1 Situación respecto a las buenas prácticas de fabricación (BPF): una licencia de fabricación vigente y, cuando sea necesario, un certificado de BPF válido expedido por la autoridad competente.

5.5.2.2 Historial de auditorías: cualquier incidencia regulatoria pendiente, historial de retiradas de productos y resultados de las inspecciones de los últimos tres años.

5.5.2.3 Capacidad técnica: el equipamiento adecuado, personal debidamente formado y capacidad suficiente para hacer frente al volumen previsto.

5.5.2.4 Sistema de calidad: un sistema de gestión de la calidad documentado que cuente con mecanismos de control de cambios, de desviaciones y de medidas correctivas y preventivas (CAPA).

5.5.2.5 Situación financiera: una comprobación financiera básica para descartar a cualquier socio que corra el riesgo de quiebra durante la vigencia del contrato.

5.5.3 Antes de firmar cualquier contrato se lleva a cabo una auditoría in situ. La auditoría comprueba todos los aspectos mencionados anteriormente mediante observación directa, revisión de documentos y entrevistas al personal.

5.5.4 El informe de auditoría del proveedor se remite al responsable de control de calidad. Cualquier incidencia calificada como grave o crítica debe resolverse antes de la firma del contrato.

5.5.5 Se rechaza a cualquier socio que no supere la fase de verificación. El informe de auditoría del proveedor y el motivo del rechazo se conservan en el expediente para futuras consultas.

5.6 Acuerdo de calidad:

5.6.1 El Acuerdo de Calidad es el documento fundamental que define cómo se gestiona la calidad en ambos centros. Se complementa con el contrato comercial, pero constituye un documento independiente por derecho propio.

5.6.2 Cada acuerdo de calidad debe incluir, como mínimo, los siguientes puntos:

5.6.2.1 Una distribución clara de las funciones entre ambas partes, ya sea en forma de tabla o de matriz de responsabilidades.

5.6.2.2 La lista de productos a los que se aplica el acuerdo, con las concentraciones, los tamaños de envase y los mercados.

5.6.2.3 Normas relativas a los cambios en el producto, el proceso, la planta o el proveedor.

5.6.2.4 Cómo gestionarán cada una de las partes las desviaciones, las reclamaciones, los incidentes adversos y las retiradas de productos.

5.6.2.5 Normas de liberación de lotes, indicando el nombre de la persona cualificada que firma la liberación definitiva.

5.6.2.6 Derechos de inspección, incluido el derecho del contratante a inspeccionar las instalaciones del contratista previa notificación con una antelación razonable.

5.6.2.7 Normas de conservación de muestras: cuántas muestras, en qué condiciones, durante cuánto tiempo y quién se encarga de su conservación.

5.6.2.8 Normas de conservación de documentos: quién conserva qué registros y durante cuánto tiempo.

5.6.3 El Acuerdo de Calidad es revisado por los departamentos de control de calidad de ambas partes como mínimo cada dos años. También puede iniciarse una revisión a raíz de cualquier cambio importante o de cualquier medida reguladora.

5.6.4 Todas las modificaciones del Acuerdo de Calidad deben pasar por el sistema de control de cambios. Ambas partes deben dar su visto bueno antes de que una modificación entre en vigor.

5.7 Transferencia de tecnología:

5.7.1 Antes de fabricar cualquier lote, el producto debe transferirse del mandante al mandatario. A esto se le denomina «transferencia de tecnología».

5.7.2 El cedente entrega los siguientes documentos como parte de la cesión:

5.7.2.1 Registro de fabricación del lote maestro.

5.7.2.2 Registro de envasado de lotes maestros.

5.7.2.3 Especificaciones del producto y métodos de ensayo analítico.

5.7.2.4 Datos sobre la estabilidad del producto.

5.7.2.5 Informes de validación de procesos del centro de origen.

5.7.2.6 Documentación regulatoria presentada en los mercados en los que se comercializa el producto.

5.7.3 El adjudicatario del contrato establece un protocolo local de transferencia de tecnología. En dicho protocolo se detallan todos los pasos necesarios para poner en marcha el producto en la nueva sede.

5.7.4 En primer lugar, se prepara un conjunto de lotes de ingeniería. Estos lotes se utilizan para demostrar que el proceso funciona sin fallos en los equipos del aceptante del contrato.

5.7.5 Tras los lotes de ingeniería, se elaboran tres lotes de validación consecutivos a escala comercial completa. Cada lote se somete a una serie completa de ensayos de identidad, concentración, disolución y sustancias relacionadas.

5.7.6 El informe de transferencia de tecnología da por concluida la transferencia. En dicho informe se indica que el producto cumple todas las especificaciones en la nueva planta y está listo para su fabricación comercial.

5.8 Suministro de materiales:

5.8.1 El acuerdo de calidad especifica quién suministra cada materia prima, material de envasado y principio activo. En la mayoría de los acuerdos, la parte contratante suministra el principio activo y la parte contratada se encarga de adquirir el resto.

5.8.2 Todo proveedor de principio activo debe contar con la aprobación de la parte contratante. La parte contratada no podrá cambiar de proveedor de principio activo sin una solicitud formal de modificación.

5.8.3 Los materiales suministrados por la parte contratante van acompañados de un certificado de análisis para cada lote. La parte contratada realiza pruebas de identificación en el momento de la recepción, pero no repite las pruebas completas de liberación.

5.8.4 Los materiales adquiridos por el adjudicatario del contrato se ajustan íntegramente al procedimiento operativo estándar (SOP) de recepción de mercancías. Se archiva un certificado de análisis para cada lote.

5.8.5 Cualquier escasez de material se comunica entre ambas partes en un plazo de 24 horas. No se inicia ningún lote si no se dispone de material suficiente para completarlo.

5.9 Fabricación por lotes y supervisión:

5.9.1 Cada lote se fabrica de acuerdo con el registro maestro de fabricación de lotes que se facilitó durante la transferencia de tecnología. La parte contratada no podrá modificar dicho registro sin la autorización por escrito de la parte contratante.

5.9.2 El contratante podrá designar a una persona en la planta (PIP) durante la producción. La PIP supervisa la elaboración del lote y da su visto bueno en las etapas clave.

5.9.3 Los controles de calidad durante el proceso se realizan tal y como se indica en el registro maestro. Cualquier resultado que no cumpla con las especificaciones se registra como una desviación y se comunica al contratante en el plazo de un día laborable.

5.9.4 Los documentos del lote son revisados en primer lugar por el departamento de control de calidad del contratista. A continuación, se envía una copia completa del registro del lote firmado al departamento de control de calidad del cliente.

5.9.5 Se extraen muestras de cada lote para realizar pruebas de control de calidad y para su conservación. El plan de muestreo se establece en el Acuerdo de Calidad.

5.10 Liberación de lotes:

5.10.1 La autorización de lotes puede consistir en un único paso o en un proceso de dos pasos, dependiendo del mercado.

5.10.2 En el caso de una liberación en una sola fase, la persona cualificada del contratista se encarga de liberar el lote basándose en el registro de lote firmado y en todos los resultados de los ensayos. Este modelo es habitual en la fabricación por encargo sin complicaciones.

5.10.3 En el caso de una autorización en dos fases, el aceptante del contrato se encarga de la autorización técnica y el otorgante del contrato, de la autorización comercial. Se requieren ambas firmas antes de que el producto pueda enviarse a cualquier mercado.

5.10.4 No se da el visto bueno a ningún lote si alguna de las pruebas no cumple con las especificaciones aprobadas. Un resultado fuera de especificación da lugar a una investigación conforme al procedimiento operativo estándar (SOP) de la planta para desviaciones.

5.10.5 La persona cualificada lleva un registro firmado de decisiones de liberación. En este registro se anotan todas las decisiones de liberación, retención y rechazo de lotes, indicando la fecha y el motivo.

5.11 Control de cambios:

5.11.1 Cualquier cambio que afecte a la calidad del producto en cualquiera de las dos plantas debe pasar por el sistema de control de cambios. Esto incluye cambios en la formulación, el proceso, los equipos, las instalaciones, las especificaciones y los proveedores.

5.11.2 La parte que propone un cambio presenta una solicitud de control de cambios y la envía a la otra parte para su revisión. La otra parte dispone de 30 días para responder con su aprobación, su rechazo o una solicitud de información adicional.

5.11.3 Un cambio no se pone en práctica hasta que ambas partes lo hayan aprobado. La aprobación tácita no se aplica a los trabajos de fabricación por encargo.

5.11.4 La presentación de la documentación reglamentaria relativa a los cambios corre a cargo de la parte designada en el Acuerdo de Calidad. En la mayoría de los casos, se trata del contratante, en su calidad de titular de la autorización de comercialización.

5.11.5 Se pueden aplicar cambios de emergencia antes de obtener la autorización por escrito, pero solo con la autorización verbal de la persona de contacto de control de calidad de la otra parte. Dicha autorización verbal deberá ir seguida de una confirmación por escrito en un plazo de 48 horas.

5.12 Desviaciones y reclamaciones:

5.12.1 Cualquier desviación que se produzca en las instalaciones del destinatario del contrato se comunicará al contratante en el plazo de un día laborable. El informe deberá incluir una descripción de lo ocurrido, el producto afectado y las medidas que se hayan adoptado.

5.12.2 La investigación de una desviación se lleva a cabo de forma conjunta. El destinatario del contrato dirige la investigación técnica. El contratante revisa y aprueba las conclusiones y el plan de medidas correctivas y preventivas (CAPA).

5.12.3 Cualquier reclamación recibida por cualquiera de las partes en relación con un producto fabricado por encargo se comunicará a la otra parte en un plazo de 24 horas. La investigación de la reclamación se llevará a cabo de acuerdo con el procedimiento operativo estándar habitual para la gestión de reclamaciones.

5.12.4 Una reclamación que apunte a un problema de seguridad de un producto activa el procedimiento de retirada del mercado. El contratante se encarga de coordinar cualquier medida de mercado, ya que es el titular de la autorización de comercialización.

5.12.5 Cada una de las partes informará a la otra sobre el resultado de cada desviación y reclamación. El informe se archivará en el expediente de calidad del contrato correspondiente a cada producto.

5.13 Revisiones periódicas y auditorías:

5.13.1 La parte contratante realizará una auditoría de las instalaciones de la parte contratada al menos una vez cada dos años. Se podrá convocar una auditoría específica con menor antelación en caso de que se produzca cualquier desviación grave o se detecte algún incumplimiento normativo.

5.13.2 Las conclusiones de la auditoría se clasifican como críticas, importantes o menores. El adjudicatario del contrato debe presentar un plan de medidas correctivas y preventivas (CAPA) en un plazo de 30 días a partir de la fecha del informe de auditoría.

5.13.3 Cada 12 meses se elabora un informe de revisión de la calidad del producto para cada producto objeto del contrato. El informe abarca los rendimientos por lote, las desviaciones, las reclamaciones, los datos de estabilidad y el historial de cambios.

5.13.4 El informe de revisión de la calidad del producto se comparte entre ambas partes y lo firma el responsable de calidad de cada una de ellas. Cualquier tendencia adversa se incluye en el orden del día de la siguiente reunión conjunta sobre calidad.

5.13.5 Las dos partes celebran una reunión conjunta sobre calidad al menos una vez al trimestre. El responsable de fabricación por contrato convoca la reunión y redacta el acta. En la reunión se repasan las desviaciones pendientes, las medidas correctivas y preventivas (CAPA) pendientes y cualquier cambio previsto.

5.14 Rescisión del contrato:

5.14.1 Un acuerdo de fabricación por encargo puede rescindirse por varias razones. Los motivos más habituales son el vencimiento normal, el acuerdo mutuo, la retirada del producto del mercado, la pérdida de la certificación de buenas prácticas de fabricación (GMP) o un incumplimiento grave del acuerdo de calidad.

5.14.2 Siempre que sea posible, se elaborará un plan de cierre al menos 180 días antes de la fecha efectiva de finalización. El plan abarcará la realización de los últimos lotes, la conservación de muestras, el archivo de documentos y la eliminación de materiales.

5.14.3 Todo el material perteneciente al contratante se devuelve o se destruye de acuerdo con las instrucciones del plan de finalización. Se archiva un registro de devolución de material por cada envío de retorno.

5.14.4 Las muestras retenidas y la documentación de los lotes permanecen en poder del destinatario del contrato durante todo el periodo de retención, incluso una vez finalizado el contrato. Así lo exigen las buenas prácticas de fabricación (GMP), independientemente de la relación comercial.

5.14.5 El responsable de calidad (QP) de cada parte da su aprobación final para confirmar que se han resuelto todas las cuestiones pendientes y que el expediente está listo para su archivo a largo plazo. Esta aprobación se archiva en el expediente de calidad del contrato.

5.15 REGISTROS:

5.15.1 Acuerdo de calidad.

5.15.2 Informe de auditoría de proveedores.

5.15.3 Protocolo de transferencia de tecnología.

5.15.4 Informe sobre transferencia de tecnología.

5.15.5 Registro de decisiones de lanzamiento.

5.15.6 Solicitud de control de cambios.

5.15.7 Archivo de calidad del contrato.

5.15.8 Revisión de la calidad del producto.

5.15.9 Registro de devoluciones de material.

6.0 ABREVIATURAS:

6.1 Procedimiento operativo estándar: Procedimiento operativo estándar.

6.2 Control de calidad: Seguro de calidad.

6.3 QP: Persona cualificada.

6.4 BPF: Buenas prácticas de fabricación.

6.5 CAPA: Medidas correctivas y medidas preventivas.

6.6 PIP: Persona en la planta.